高職院校數(shù)字化檔案室建設(shè)芻議
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，高職院校檔案工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇。檔案信息化是高職院校檔案管理的必然趨勢。目前，我校檔案室正利用計算機輔助檔案管理、建立各種數(shù)據(jù)庫、與兄弟學(xué)校計算機網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)、登陸因特網(wǎng)等方式，逐步向數(shù)字化檔案室轉(zhuǎn)化，以達(dá)到檔案資源共享的目的。現(xiàn)結(jié)合我校的實際，就加強學(xué)校數(shù)字化檔案室建設(shè)的內(nèi)容談幾點認(rèn)識。
一、建立學(xué)校檔案室主頁
隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)用戶不斷增多，學(xué)校檔案室應(yīng)該建立檔案室主頁和自己的服務(wù)器，可以遠(yuǎn)距離、快速度、高質(zhì)量地傳遞聲像、圖文和數(shù)據(jù)，發(fā)布檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)為用戶查閱游覽教育檔案信息并為其服務(wù)。檔案室主頁設(shè)計可突出學(xué)校特色，包括學(xué)校簡介、高級專業(yè)人才簡介、檔案室全宗介紹、檔案室信息服務(wù)內(nèi)容、檔案檢索工具使用方法、檔案管理工作制度、用戶信箱，還可以向用戶介紹檔案室編研性信息及網(wǎng)絡(luò)文章（在國家級、省部級期刊發(fā)表的學(xué)術(shù)論文）等。主頁設(shè)計要生動形象，有美感，可連接到校園網(wǎng)，盡可能增加搜索引擎，供廣大師生、領(lǐng)導(dǎo)與管理人員查閱，為教學(xué)、科研、黨政管理工作服務(wù)，以便于利用者在網(wǎng)頁上獲得有價值的信息。
二、建立學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫
隨著對外開放的逐步擴大，檔案工作的服務(wù)質(zhì)量必須提高�？砂磳W(xué)科、專業(yè)設(shè)置門類將所學(xué)課程科目輸入計算機，然后將英文名稱列其后與中文對應(yīng)建庫。利用者在查詢時只需將學(xué)時、分?jǐn)?shù)重新輸入，便可打印出所需份數(shù)，即可達(dá)到既方便使用又保護檔案原件的目的。這項服務(wù)是學(xué)校檔案利用工作的重點、熱點，也是目前接待利用人次、查閱檔案卷次最多的一項服務(wù)。
例如，我們學(xué)校建立了學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫，為出國人員（如美國、加拿大、澳大利亞、新加坡等）提供中英文對照成績單，包括�？萍爸袑W(xué)生，使利用者在檔案室就能把公證材料辦理齊全完整，服務(wù)一步到位。在學(xué)生擇業(yè)時都要到檔案室索取成績證明，檔案室提供的原始憑證方便、快捷、高效，很受用戶歡迎。
三、建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫
要將每屆畢業(yè)生的姓名、性別、出生年月、民族、是否黨團員、入學(xué)時間、來源、所學(xué)專業(yè)、畢業(yè)時間全部輸入計算機建庫�？蛇M入學(xué)校信息網(wǎng)公開查詢，以便跟蹤畢業(yè)生信息和學(xué)生質(zhì)量培養(yǎng)，為教學(xué)評價、專業(yè)評估提供依據(jù)；也可成為校史參考資料，為研究�？平逃於ㄘS富的材料基礎(chǔ)。我校建立了畢業(yè)生自然情況數(shù)據(jù)庫，并連接到校園網(wǎng)，用戶可以隨時查閱。
四、建立科研成果數(shù)據(jù)庫
科研項目科學(xué)管理，是學(xué)科科學(xué)技術(shù)研究工作中的重要組成部分，是維護學(xué)校經(jīng)濟利益和保護知識產(chǎn)權(quán)的一項重要內(nèi)容。建立科研成果數(shù)據(jù)庫，可使科研成果檔案信息得到推廣，可從應(yīng)用市場中尋求科研成果的落腳點，進而以學(xué)校的人才和科技優(yōu)勢為依托，促進科技成果的轉(zhuǎn)化。建立科研成果檔案數(shù)據(jù)庫，可將科研項目組織鑒定單位、鑒定時間、主要完成人、成果水平、獲獎情況、技術(shù)內(nèi)容簡介、使用范圍及經(jīng)濟效益與社會效益分析輸入計算機，連接校園網(wǎng)，開辟科技成果轉(zhuǎn)化的新天地。這不僅為學(xué)�？蒲谐晒莫剟钐峁┝艘罁�(jù)，而且對經(jīng)濟發(fā)展和醫(yī)學(xué)科技創(chuàng)新日益顯示出重要作用。
五、建立教師科技檔案數(shù)據(jù)庫
要建立教師科技檔案數(shù)據(jù)庫，將教師的生平傳略、社會任職、主要業(yè)績及貢獻(xiàn)、教學(xué)科研獲獎項目情況、發(fā)表的著作、論文、人才培養(yǎng)等情況輸入計算機。教師檔案庫的建立對于教學(xué)、科研等方面有重要價值，我校教師科技檔案數(shù)據(jù)庫的建立對激勵教師的榮譽感、使命感與責(zé)任感起到了積極作用。它是學(xué)校的無形資產(chǎn)，可提高學(xué)校的知名度，擴大學(xué)校的影響，弘揚主旋律。
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