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職場秘書說話的技巧
說話是一門藝術(shù)。俗話說：“會說話的令人笑，不會說話的令人跳。”下面小編準(zhǔn)備了關(guān)于職場秘書說話的技巧，歡迎大家參考!
職場秘書說話的技巧 1
秘書人員工作在領(lǐng)導(dǎo)中樞，負(fù)有溝通上下左右關(guān)系的責(zé)任，如果說話不講究藝術(shù)，有時會帶來不良或嚴(yán)重后果。
一字不當(dāng)，令客商拂袖而去。
一海外客商到某地某公司商談合資辦廠事宜。公司經(jīng)理在會客室專候，并準(zhǔn)備了煙茶水果。客商進公司大門后，迎候在門廳的公司經(jīng)理秘書和客商握過手，說：“我們經(jīng)理在上面(指二樓會客室)，他叫你去�！笨蜕桃宦�，當(dāng)即一愣：他叫我去?我又不是他的下屬，憑什么叫我?于是這客商轉(zhuǎn)身，說：“貴公司如有合作誠意，叫你們經(jīng)理到我住的賓館去談吧。”說完拂袖而去。如果那位秘書不說“叫”，而說“請”，情況又會如何呢?
一言不妥，令兄弟單位不悅。
“喂，縣統(tǒng)計局嗎?我是縣委辦公室。今年上半年的.各項經(jīng)濟指標(biāo)完成情況你們統(tǒng)計出來了嗎?”這是某縣委辦公室一位秘書人員在給縣統(tǒng)計局打電話。對方回答統(tǒng)計出來了。這位秘書又說：“我們正在給領(lǐng)導(dǎo)寫講話稿，急等著要這些數(shù)字。你給送來吧。”統(tǒng)計局的人聽了這話，很不樂意，說：“我們也正忙著，你自己來抄好了�！卑龋娫挃嗔�。如果那位秘書換一種口氣，請求對方給予支持協(xié)助，情況又會如何呢?
一語不慎，險致領(lǐng)導(dǎo)失和。
某地黨政兩位一把手關(guān)系原本很好，一度因工作意見分歧產(chǎn)生小不愉快。正巧這時上級來了一個工作檢查組，在陪同問題上，書記認(rèn)為黨政一把手有一人陪同就行了，不必兩人都去。不料辦公室秘書在向政府一把手轉(zhuǎn)達(dá)書記意思時，卻把話說成：“書記說啦，你去他就不去�！闭话咽致犃耍睦锼尖猓何胰ニ筒蝗�，這是什么意思?雖然勉強去了，總認(rèn)為書記對自己有了成見。幸好這兩位一把手以后談心消除了誤會。否則，還不知會釀成什么局面。以上種種、只是筆者信手拈來的幾則實例。在生活和工作實際中，比這嚴(yán)重的例子還有。比如因談話不慎造成重大失密，因隨意表態(tài)造成領(lǐng)導(dǎo)和全局工作被動等等。當(dāng)然，由于秘書人員“會說話”，使領(lǐng)導(dǎo)意圖得以準(zhǔn)確順當(dāng)貫徹，使左鄰右舍關(guān)系處得親密和諧，這樣的例子也是不勝枚舉的。
因此，秘書說話也很有講究，秘書朋友們可要多多注意呀!
電話留言忌太長
電話留言：打電話時假如對方不在，需要請人幫忙留言或者錄音留言，一定要簡短，忌諱長篇大論的留言。
電話回?fù)埽弘m然電話有來電顯示功能，但是假如對方?jīng)]有主動留下自己的號碼，不要貿(mào)然給對方回?fù)�，而�?yīng)該使用對方給自己的通訊方式聯(lián)絡(luò)。
電話促銷：通過電話向一個素不相識的人推銷商品，在現(xiàn)在非常普遍。電話促銷或在電話中長時間地談生意讓人難以接受。發(fā)展良好商務(wù)關(guān)系的最佳途徑是與客戶面對面地商談，而電話者主要用來安排會見。當(dāng)然，接電話者如不愿意繼續(xù)接聽，也可委婉拒絕，避免粗暴地掛斷電話。
職場秘書說話的技巧 2
一、秘書說話的4大核心原則：奠定溝通基礎(chǔ)
1.精準(zhǔn)性：信息傳遞“零偏差”
秘書需確保每句話都清晰、準(zhǔn)確，避免模糊表述或歧義。例如向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議安排時，需明確“會議時間（3月15日14:00-16:00）、地點（三樓第一會議室）、參會人員（部門總監(jiān)及以上）、待準(zhǔn)備材料（季度業(yè)績報表復(fù)印件15份）”，而非籠統(tǒng)說“明天下午開會，記得準(zhǔn)備資料”。對不確定的信息，需及時說明“這個數(shù)據(jù)我再核對后，5分鐘內(nèi)反饋給您”，不隨意猜測或模糊回應(yīng)。
2.分寸感：把握“親疏與層級”邊界
面對不同對象，說話語氣、措辭需調(diào)整：
對領(lǐng)導(dǎo)：保持尊重但不卑微，多用“您看是否需要……”“建議下一步可……”等建議性表述，避免直接否定（如領(lǐng)導(dǎo)提出的方案有疏漏，不說“您這方案有問題”，而說“您的方案框架很清晰，若補充XX細(xì)節(jié)，可能會更完善，您覺得呢？”）；
對同事：平等協(xié)作，多用“麻煩您協(xié)助……”“辛苦您跟進一下……”等禮貌用語，避免用“命令式”語氣（如協(xié)調(diào)部門提交材料，不說“趕緊把材料交上來”，而說“麻煩您今天17:00前將材料發(fā)我郵箱，方便后續(xù)匯總，辛苦啦”）；
對外部人員（如客戶、合作方）：專業(yè)得體，先表明身份“您好，我是XX公司辦公室秘書XXX”，再說明來意，避免過度熱情或冷淡。
3.主動性：提前“預(yù)判需求”，減少溝通成本
秘書需通過日常觀察，預(yù)判溝通對象的潛在需求，主動補充關(guān)鍵信息。例如領(lǐng)導(dǎo)讓“聯(lián)系王總確認(rèn)下周見面時間”，溝通時不僅要問“王總下周哪幾天有空”，還需主動說明“領(lǐng)導(dǎo)下周一下午、周三全天有空，您看哪段時間方便？另外，見面需攜帶的項目計劃書，我們會提前準(zhǔn)備好電子版發(fā)給您”，避免因信息不全導(dǎo)致多次往返溝通。
4.保密性：守住“信息安全”底線
對領(lǐng)導(dǎo)的私人安排、公司未公開的決策（如人事調(diào)整、項目機密），需“守口如瓶”。若同事或外部人員詢問敏感信息（如“聽說公司要裁人，是真的嗎？”），需禮貌拒絕且不泄露傾向，可說“關(guān)于公司的人事安排，若有正式通知，會第一時間同步給大家，目前我沒有收到相關(guān)信息，不便猜測”，既不生硬，又守住保密原則。
二、高頻場景說話技巧：針對性解決溝通問題
1.向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作：“結(jié)論先行+邏輯清晰”
領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)繁忙，匯報需高效，遵循“結(jié)論→依據(jù)→建議”結(jié)構(gòu)：
例：匯報“會議籌備情況”，先說“明天的客戶座談會，目前已完成80%籌備，僅剩3份客戶資料待補充”（結(jié)論）；再說明“已確認(rèn)會議室、設(shè)備調(diào)試、茶歇準(zhǔn)備，客戶名單中，有3位客戶的公司簡介尚未收到，已聯(lián)系對方助理，預(yù)計1小時內(nèi)反饋”（依據(jù)）；最后提建議“若1小時后仍未收到，我準(zhǔn)備先整理已有的資料，缺失部分用‘待補充’標(biāo)注，會議當(dāng)天提前10分鐘交給您，您看是否可行？”（建議）。
避免“流水賬式”匯報（如從“早上9點去訂會議室，10點聯(lián)系設(shè)備師傅，11點買茶歇……”說起，讓領(lǐng)導(dǎo)找不到重點）。
2.協(xié)調(diào)跨部門工作：“明確需求+給出價值”
跨部門協(xié)作時，需讓對方清楚“協(xié)助事項的目的與自身利益關(guān)聯(lián)”，提高配合度。例如協(xié)調(diào)技術(shù)部協(xié)助修復(fù)辦公系統(tǒng)，不說“技術(shù)部趕緊修一下系統(tǒng)，大家都用不了”，而說“目前辦公系統(tǒng)無法上傳文件，影響各部門的日報提交，麻煩技術(shù)部優(yōu)先排查修復(fù)，修復(fù)后我會同步告知各部門，避免大家反復(fù)嘗試，也能減少您這邊的咨詢壓力，辛苦啦”。通過說明“修復(fù)系統(tǒng)能減少對方的咨詢量”，讓對方感受到“協(xié)作對自己也有幫助”，而非單純“被麻煩”。
3.應(yīng)對突發(fā)問題：“冷靜回應(yīng)+解決方案導(dǎo)向”
遇到突發(fā)情況（如領(lǐng)導(dǎo)臨時取消會議、客戶突然到訪），需先穩(wěn)定情緒，再給出解決方案，避免慌亂說“怎么辦？領(lǐng)導(dǎo)突然不來了！”。例如客戶未預(yù)約突然到訪，領(lǐng)導(dǎo)正在開會，可說“您好，歡迎您！領(lǐng)導(dǎo)目前正在開重要會議，預(yù)計20分鐘后結(jié)束。您看是先在接待區(qū)稍坐，我給您倒杯茶，等領(lǐng)導(dǎo)散會后再過來？還是您方便的話，留個聯(lián)系方式，我讓領(lǐng)導(dǎo)會后第一時間聯(lián)系您？”，既安撫客戶情緒，又提供明確選擇，體現(xiàn)專業(yè)性。
4.拒絕不合理請求：“委婉表達(dá)+給出替代方案”
面對超出職責(zé)范圍或無法完成的請求（如同事讓“幫忙寫一份不屬于秘書職責(zé)的項目報告”），需拒絕但不破壞關(guān)系。不說“這不是我的活，我不幫”，而說“很理解你需要趕報告的著急心情，但這份項目報告涉及很多專業(yè)數(shù)據(jù)，我這邊不熟悉，幫你寫可能會影響質(zhì)量。不過我可以幫你整理一下之前的報告模板，或者告訴你數(shù)據(jù)查詢的.路徑，你看這樣可以嗎？”，先共情，再說明無法幫忙的原因，最后提供替代支持，既守住邊界，又體現(xiàn)協(xié)作態(tài)度。
三、避坑指南：秘書說話需避開的3大誤區(qū)
避免“過度解釋”：領(lǐng)導(dǎo)詢問“文件準(zhǔn)備好了嗎”，若未準(zhǔn)備好，直接說“抱歉，目前還在核對數(shù)據(jù)，預(yù)計20分鐘后完成，我會第一時間送您辦公室”，無需反復(fù)解釋“因為XX同事沒及時給數(shù)據(jù)，所以耽誤了……”，過度解釋易顯得推卸責(zé)任；
避免“隨意承諾”：若無法確定能否完成（如“能否讓領(lǐng)導(dǎo)明天就簽批文件”），不說“沒問題，肯定能簽”，而說“我會優(yōu)先將文件遞交給領(lǐng)導(dǎo)，并同步說明您的緊急需求，盡量協(xié)調(diào)明天簽批，有結(jié)果后馬上告訴您”，不給“無法兌現(xiàn)的承諾”；
避免“傳播負(fù)面情緒”：不向同事抱怨“領(lǐng)導(dǎo)今天又批評我了”“這個活太難干了”，負(fù)面言論易擴散，影響團隊氛圍，也可能傳到領(lǐng)導(dǎo)耳中，損害職業(yè)形象。
四、技巧提升：日常訓(xùn)練3個小方法
“復(fù)盤溝通”：每天下班后，花5分鐘回顧當(dāng)天的重要溝通（如向領(lǐng)導(dǎo)匯報、協(xié)調(diào)工作），思考“哪些話說得好，哪些可以改進”（如今天匯報時漏了關(guān)鍵數(shù)據(jù)，下次需提前列好“匯報清單”）；
“模仿學(xué)習(xí)”：觀察身邊優(yōu)秀的同事或領(lǐng)導(dǎo)如何溝通，記錄他們的常用措辭（如“這個問題我們可以從XX角度再梳理”），并嘗試在實際溝通中運用；
“積累話術(shù)模板”：針對高頻場景（如匯報、協(xié)調(diào)、拒絕），提前整理1-2個話術(shù)模板（如匯報模板：“結(jié)論+依據(jù)+建議”），熟練后可靈活調(diào)整，避免臨場慌亂。
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