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秘書公文寫作數(shù)字使用規(guī)范
秘書公文寫作數(shù)字應(yīng)該如何使用，使用的規(guī)范是怎么樣的呢？下面小編為大家介紹秘書公文寫作數(shù)字使用規(guī)范，希望能幫到大家！
秘書公文寫作數(shù)字使用規(guī)范
總的原則
凡是可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且又很得體的地方，特別是當(dāng)所表示的數(shù)目比較精確時(shí)，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。遇特殊情形，可以靈活變通，但應(yīng)力求保持相對(duì)統(tǒng)一。
要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字的情況
(一)公歷世紀(jì)、年代、年、月、日和時(shí)刻均使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年份要寫全數(shù)，不能簡(jiǎn)化、省略。例如：公元前18世紀(jì);20世紀(jì)80年代;2015年12月31日;13時(shí)40分50秒;2016年。注意：公文中的成文日期須用阿拉伯?dāng)?shù)字。
(二)計(jì)數(shù)與計(jì)量和統(tǒng)計(jì)表中的數(shù)值。如正負(fù)整數(shù)、分?jǐn)?shù)、小數(shù)、百分比、比例等必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：20;-25;1/15;1.26;12%;2：4。
(三)代號(hào)、代碼和序號(hào)。部隊(duì)番號(hào)、文件編號(hào)、證件號(hào)碼和其他序號(hào)均應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：中國(guó)電信〔2010〕7號(hào)文件;37/38次特別快車;期刊號(hào)CNll一1000/D;郵發(fā)代號(hào)37—1;HP-5100型打印機(jī)。
(四)引文標(biāo)注中版次、卷次、頁(yè)碼、除古籍應(yīng)與所據(jù)版本一致外，一般均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：人民出版社2006年8月第1版，第101頁(yè)。
要求使用漢字的情況
(一)公文中作為定型的詞、詞組、慣例語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩的詞語(yǔ)中作為詞素須使用漢字。例如：一律;一方面;十滴水;四氧化三鐵;第四季度。
(二)概數(shù)和約數(shù)
1.鄰近的兩個(gè)數(shù)字，并列連用表示概數(shù)時(shí)，應(yīng)使用漢字，并且兩個(gè)數(shù)字之間不能用頓號(hào)隔開。例如：三四天;五六米;七八十歲。
2.帶有“幾”字的數(shù)字表示約數(shù)，必須使用漢字。例如：十幾天;幾十年;一百幾十次。
(三)整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計(jì)意義的一組數(shù)字中，也可以用漢字，但要注意照顧到上下文的統(tǒng)一。例如：一個(gè)人;四本書;八個(gè)百分點(diǎn)。
(四)含有月日，簡(jiǎn)稱表示事件、節(jié)日和其他意義的詞組須使用漢字。例如：七七事變;五一國(guó)際勞動(dòng)節(jié);“三農(nóng)”問題;十八大。
(五)星期幾一律用漢字。
可以靈活變通掌握使用的情況
(一)用“多、余、左右、上下、約”等字表示的約數(shù)一般使用漢字。但如果公文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計(jì)和比較意義的數(shù)字，其中既有精確數(shù)字，也有約數(shù)時(shí)，為保持公文局部體例上的統(tǒng)一，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
例：省金融學(xué)會(huì)召開課題調(diào)研交流會(huì)7次，共收到課題調(diào)研文章800余篇，其中有200多篇獲獎(jiǎng)。
(二)標(biāo)題涉及數(shù)字時(shí)，可以根據(jù)版面實(shí)際需要，靈活使用阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字?jǐn)?shù)字。
其他需要注意的問題
(一)尾數(shù)有多個(gè)零的整數(shù)值的寫法，可改寫為以萬、億作單位。例如：345000000可寫成34500萬或3.45億，但不能寫成3億4千5百萬。
(二)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫的數(shù)值不能斷開移行。
(三)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示數(shù)值的范圍時(shí)，使用連接號(hào)“—”或波浪式連接號(hào)“～”。
(四)公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，要段落分明，前后一致。要求第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”，第五層為“①”。
(五)星期幾一律用漢字。
提升辦公室秘書公文寫作能力的途徑
第一步接受擬稿任務(wù)
這是公文寫作的起點(diǎn)。在這一步中必須明確幾個(gè)問題，領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)的實(shí)質(zhì)是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點(diǎn)放在哪里？這一步的關(guān)鍵是要善于揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意圖。因?yàn)楣膶懽魇且环N提令性寫作，只要把領(lǐng)導(dǎo)的意圖吃透并充分表達(dá)出來，材料就是基本成功的。揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法是聽、記、消化。聽就是在接受任務(wù)時(shí)集中精力聽領(lǐng)導(dǎo)講意圖；記就是把領(lǐng)導(dǎo)講的東西盡可能原原本本地記下來，以備寫作時(shí)查閱；消化就是在聽和記的基礎(chǔ)上，充分理解領(lǐng)導(dǎo)提出的問題和觀點(diǎn)。既要站在全局上去理解，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)交付的任務(wù)不可能講得很細(xì)致、很全面，大都是要點(diǎn)式的；又要參照領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的一貫思想去理解，一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)提出的問題都是經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐和思考得出的結(jié)論。
第二步廣泛收集材料
這是公文寫作的根據(jù)，沒有材料就好比“巧婦難為無米之炊”，公文寫作更是無從下筆。收集材料一是必須考慮表達(dá)主題的要求，圍繞主題收集真實(shí)、準(zhǔn)確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法�？梢詮默F(xiàn)有的資料中收集，如單位基本情況、重點(diǎn)工作任務(wù)等，以了解有關(guān)情況；也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動(dòng)態(tài)信息；還可以從國(guó)家的政策法規(guī)中收集，為擬寫公文尋找更多的權(quán)威性依據(jù)。
第三步擬定寫作方案
這是公文寫作成功與否的關(guān)鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達(dá)次序、各部門內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系。
主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導(dǎo)向確立主題。具體來講包含五個(gè)方面：一是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該講什么？二是文件起草部門希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？即有關(guān)部門對(duì)于這項(xiàng)工作希望通過領(lǐng)導(dǎo)講話傳遞出的工作信號(hào)。三是受眾希望聽到什么？受眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表?yè)P(yáng)，或是明確思路等。四是領(lǐng)導(dǎo)本人希望講什么？每位領(lǐng)導(dǎo)講話都有一貫的思路、風(fēng)格及近期關(guān)注的重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)的要點(diǎn)等。五是上級(jí)希望領(lǐng)導(dǎo)講什么？每項(xiàng)工作都應(yīng)照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的部署和要求開展，講話中需要科學(xué)地傳遞上級(jí)的要求。
表達(dá)次序是公文寫作布局合理性的重要體現(xiàn)：一是善于提綱挈領(lǐng)，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復(fù)基本布局結(jié)構(gòu)的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，按照訴求重要性科學(xué)合理劃分文章層級(jí)，使受從能通過標(biāo)題基本判斷行文邏輯。
各部門內(nèi)容之間的銜接配合關(guān)系通過素材的平衡、恰當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)折和流暢的過渡來實(shí)現(xiàn)，確保各個(gè)層級(jí)緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。
第四步正式起草文稿
這是公文寫作的核心。在起草文稿過程中要把握以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
深度加工。把篩選所得的過加工處理，初步構(gòu)建公文文本，對(duì)照公文提綱和框架結(jié)構(gòu)，通過對(duì)信息模塊的合并歸類和填充，實(shí)現(xiàn)公文“由骨到肉”的質(zhì)變。
注重事例。公文寫作要依事而論，在寫作技巧上可借用“以事實(shí)說話”的筆法。如果全篇沒有涉及實(shí)情的“干貨”，那整篇文章就會(huì)淪為大話、空話、套話的堆砌，導(dǎo)致讀者無趣、聽者鬧心。寫材料既要仰望天空，更要腳踏實(shí)地，如總結(jié)性公文可以通過大量事例的直接引入增強(qiáng)文章說服力。這里要格外關(guān)注事例的典型性和真實(shí)性，不當(dāng)?shù)氖吕贸３?huì)造成適得其反的效果。
善用數(shù)字。恰當(dāng)選取各種數(shù)據(jù)能夠增強(qiáng)公文的信息含量和說服務(wù)。對(duì)數(shù)字的選用要注意兩點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)的權(quán)威性，要使用權(quán)威部門發(fā)布的數(shù)據(jù)，非正式渠道搜集的數(shù)據(jù)要經(jīng)過權(quán)威機(jī)構(gòu)核實(shí)方能使用；二是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，重要數(shù)據(jù)要以專業(yè)部門統(tǒng)計(jì)口徑為準(zhǔn)。
做好會(huì)商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他部門職僅范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)協(xié)商，取得一致意見后才能對(duì)外行文；如有分歧，應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)直至取得共識(shí)，以防政出多門。
強(qiáng)調(diào)升華。一般的材料只求四平八穩(wěn)，優(yōu)秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實(shí)現(xiàn)從“一般”到“優(yōu)秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼?zhèn)洹�，一要于常�?guī)處尋亮點(diǎn)，有效提煉出本單位工作的亮點(diǎn)和突出成就，以實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容震撼人心；二要于淺顯處見真知，發(fā)散思維、升華思想、小中見大，把真知灼見融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語(yǔ)言的生動(dòng)性和可讀性，如通過恰當(dāng)使用排比對(duì)仗等句式增強(qiáng)文章的氣勢(shì)和韻律，或借用一些約定俗成的古典語(yǔ)言增強(qiáng)公文的典雅和美感。
秘書公文寫作：會(huì)議紀(jì)要寫作攻略
一、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法
（一）版頭
日常工作會(huì)議、辦公會(huì)議的紀(jì)要一般都有固定的版頭。如：
工程會(huì)議紀(jì)要
第x期
北京市城鄉(xiāng)建設(shè)委員會(huì)辦公20xx年x月x月
用專門版頭的會(huì)議紀(jì)要，只標(biāo)注“第x期”，如果會(huì)議紀(jì)要用報(bào)告的形式上報(bào)或用通知的形式印發(fā)，則用公文版頭，編公文文號(hào)。用專門版頭的會(huì)議紀(jì)要，成文日期在版頭的右下角。其余會(huì)議紀(jì)要的成文日期放在會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題下方居中并加圓括號(hào)或放在正文之后，以會(huì)議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
�。ǘ�(biāo)題
會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題有單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種形式。
1、單標(biāo)題：由“會(huì)議名稱+文種”或“主要內(nèi)容（事由）+文種”組成，構(gòu)成。前者如：縣委常委會(huì)議紀(jì)要、縣委書記（縣長(zhǎng)）辦公會(huì)議紀(jì)要、局長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要、全國(guó)農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要、xx鄉(xiāng)教育工作會(huì)議紀(jì)要等；后者如《關(guān)于解決糧食購(gòu)銷體制改革后遺留問題的會(huì)議紀(jì)要》等。
2、雙標(biāo)題：由“正標(biāo)題+副標(biāo)題”構(gòu)成。正標(biāo)題揭示會(huì)議主旨，副標(biāo)題標(biāo)示會(huì)議名稱和文種。如：
探討新時(shí)期文學(xué)的發(fā)展
——中國(guó)當(dāng)代文學(xué)研究會(huì)第一次學(xué)術(shù)討論會(huì)紀(jì)要
（三）正文
會(huì)議紀(jì)要的正文大多由導(dǎo)言和主體構(gòu)成。具體寫法依會(huì)議內(nèi)容和類型而定。
1、導(dǎo)言。主要用于概述會(huì)議基本情況。其內(nèi)容一般包括會(huì)議名稱、會(huì)期、會(huì)址、參加人員、主持人、主要議題、會(huì)議議程等。具體寫法常見的有兩種：
第一種：平列式。將會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，參加人員和主持人、會(huì)議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會(huì)議紀(jì)要，如實(shí)例1。
第二種：魚貫式。將會(huì)議的基本情況作為一段概述，使人看后對(duì)會(huì)議有個(gè)輪廓了解，要寫得簡(jiǎn)明、概括，如范例1。
慣用過渡語(yǔ)“會(huì)議紀(jì)要如下”、“會(huì)議確定了如下事項(xiàng)”、“這次會(huì)議著重討論了以下x個(gè)問題”等。
2、主體。這是會(huì)議紀(jì)要的核心部分，會(huì)議的主要精神、會(huì)議議定的事項(xiàng)、會(huì)
議上達(dá)成的共識(shí)、會(huì)議對(duì)與會(huì)單位布置的工作和提出的要求、會(huì)議上各種主要觀點(diǎn)及爭(zhēng)鳴情況等等，都在這一部分予以表達(dá)。由于這部分內(nèi)容復(fù)雜，多數(shù)情況下都需要分條分項(xiàng)撰寫。不分條的，也多用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議提出”等慣用語(yǔ)作為各層意思的開頭語(yǔ)，以體現(xiàn)內(nèi)容的層次感。主體的常見寫法有三種：
（1）條文式。就是按所研究問題的順序排列，逐個(gè)說明會(huì)議研究了什么問題以及對(duì)這個(gè)問題所作出的決定。其好處是使會(huì)議所解決的問題突出、措施明確、便于執(zhí)行。辦公會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議紀(jì)要多用這種寫法。
�。�2）綜述式。就是將會(huì)議所討論、研究的問題綜合歸納成若干部分，每個(gè)部分談一個(gè)方面的內(nèi)容。有的還根據(jù)會(huì)議的主要議題，分別冠以小標(biāo)題，以使眉目更加清楚。較復(fù)雜的工作會(huì)議、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)的會(huì)議紀(jì)要多用這種寫法。
（3）摘記式。就是按會(huì)議發(fā)言順序排列，將與會(huì)人員的發(fā)言的主要觀點(diǎn)、意見整理出來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時(shí)，在其姓名后用括號(hào)注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時(shí)根據(jù)會(huì)議議題，在發(fā)言人前面冠以小標(biāo)題，在小標(biāo)題下寫發(fā)言人的名字。這種寫法多用于學(xué)術(shù)討論會(huì)和人數(shù)不多的小型座談會(huì)等，其優(yōu)點(diǎn)是能如實(shí)反映會(huì)上討論情況和每個(gè)人的不同觀點(diǎn)。
3、結(jié)語(yǔ)。一般性會(huì)議紀(jì)要可不寫結(jié)語(yǔ)，重要的工作會(huì)議和討論會(huì)、座談會(huì)紀(jì)要的結(jié)語(yǔ)，多數(shù)寫一段對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議所討論工作的意義，提出希望、號(hào)召、要求等。
結(jié)語(yǔ)有三種寫法：
（1）以會(huì)議名義向本地區(qū)、本系統(tǒng)發(fā)出號(hào)召，要求廣大干部群眾認(rèn)真貫徹會(huì)議精神。
�。�2）強(qiáng)調(diào)貫徹落實(shí)會(huì)議精神的突出問題，指出應(yīng)注意的事項(xiàng)。
�。�3）對(duì)會(huì)議作簡(jiǎn)要評(píng)價(jià)，提出希望、要求。
結(jié)語(yǔ)處還可以對(duì)會(huì)議的情況作一些補(bǔ)充說明，如：
會(huì)議在廣泛研討主題的同時(shí)，還就工商行政管理部門如何立足職能支持搞活搞好國(guó)有大中型企業(yè)，促進(jìn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度；培育和發(fā)展市場(chǎng)體系；發(fā)展個(gè)體私營(yíng)經(jīng)濟(jì)等方面工作進(jìn)行了書面經(jīng)驗(yàn)交流。
二、會(huì)議紀(jì)要寫作中應(yīng)注意的問題
1、概括要真實(shí)。會(huì)議紀(jì)要要忠實(shí)于會(huì)議的實(shí)際內(nèi)容，不能隨主觀意圖增減或更改會(huì)議的內(nèi)容，或借題發(fā)揮、添枝加葉，而必須做到真實(shí)準(zhǔn)確地表達(dá)會(huì)議內(nèi)容。
2、重點(diǎn)要突出。一次會(huì)議有時(shí)要涉及到很多問題，寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)要抓住會(huì)議明確和解決的主要問題，切不可面面俱到而使中心不突出。
3、意見要統(tǒng)一。會(huì)議對(duì)具體問題的討論必然意見紛繁，想法多種多樣，不能把這些意見都納入會(huì)議紀(jì)要之中，而要根據(jù)會(huì)議的中心目的，以大會(huì)的總結(jié)報(bào)告為依據(jù)，認(rèn)真分析各種意見，集中反映符合會(huì)議中心要求的多數(shù)人的一致意見。同時(shí)也要吸收少數(shù)人的正確意見。對(duì)于有分歧的意見，除學(xué)術(shù)性會(huì)議紀(jì)要外，一般不要寫入工作會(huì)議性質(zhì)的會(huì)議紀(jì)要中。
4、條理要清楚。就是要對(duì)會(huì)議討論的意見要分類、分層、分序，使人感到問題明顯、條理清晰。
5、準(zhǔn)備要充分。就是要認(rèn)真做好會(huì)議記錄，詳盡占有材料，并且要認(rèn)真研究會(huì)議的精神，以便對(duì)材料正確取舍，合理刪減。
6、寫作要及時(shí)。會(huì)議紀(jì)要的寫作要快速及時(shí)，否則給人“時(shí)過境遷”之感，影響公文效果。
三、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的異同
會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄都是會(huì)議文書，都具有很強(qiáng)的紀(jì)實(shí)性。
二者的主要區(qū)別是：
1、對(duì)象不同。會(huì)議紀(jì)錄一般是有會(huì)必錄，凡屬正式會(huì)議都要作記錄，作為內(nèi)部資料，用于存檔備查以及進(jìn)一步研究問題和檢查總結(jié)工作的依據(jù)。會(huì)議紀(jì)要主要記述重要會(huì)議情況，只有當(dāng)需要向上級(jí)匯報(bào)或向下級(jí)傳達(dá)會(huì)議精神時(shí)，才有必要將會(huì)議記錄整理成會(huì)議紀(jì)要。
2、寫法不同。會(huì)議記錄作為客觀紀(jì)實(shí)材料，無選擇性、提要性，要求原原本本地記錄原文原意，且必須隨著會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行，越詳細(xì)越好。會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t有選擇性、提要性，不一定要包容會(huì)議的所有內(nèi)容，而且必須在會(huì)議結(jié)束后，在會(huì)議紀(jì)錄的基礎(chǔ)上加工整理而成，它集中反映了會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，具有高度的概括性和鮮明的政策性。
3、作用不同。會(huì)議記錄不具備指導(dǎo)工作的作用，一般不向上級(jí)報(bào)送，也不向下級(jí)分發(fā)，只作為資料和憑證保存。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)過上級(jí)機(jī)關(guān)審批，就可以作為正式文件印發(fā)，有的還直接在報(bào)刊上發(fā)表，讓有關(guān)單位貫徹執(zhí)行，因此它對(duì)工作有指導(dǎo)作用。
4、性質(zhì)不同。會(huì)議記錄是會(huì)議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文，一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是正式的公文文種，通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。
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