從表揚雙方的關(guān)系來看，可以分為兩種：上級對下級、團體對個人進行表揚的表揚信;群眾之間進行表揚的表揚信。

從被表揚者的身份來看，表揚信又可分為兩種：對集體進行表揚的表揚

信;對個人進行表揚的表揚信。

敘事要實事求是。對被表揚的人和事的敘述一定要準(zhǔn)確無誤，既不夸大，也不縮小。評價要實事求是，恰如其分。

要用事實說理。要充分反映出對方的可貴品質(zhì)。寫動人事跡要做到見人、見事、見精神。不要以空泛的說理代替了動人的事跡。

表揚信語氣要熱情、懇切，文字要樸素、精煉，篇幅要短小精悍。

表揚信可以組織名義寫，也可以個人名義寫。除信中給予的表揚外，也可以建議有關(guān)部門給予表揚。