會議方案通常由標題、開頭、主體、結尾、落款等五個部分組成。

1、標題。會議方案標題的規(guī)范寫法由召開單位或范圍、會議名稱、文種名稱(方案)“三要素”構成，有時可以省略會議召開單位。常用的文種名稱有：方案、籌備方案、籌備接待方案、計劃、策劃方案等。

2、開頭。在開頭之前，有的要寫明方案的送達機關。屬于要送上級機關批示的，就寫送達上級機關名稱，屬于要下級知曉的、發(fā)給與會機關或個人的，則寫下級機關名稱。開頭部分一般寫明召開會議的原由、根據(jù)、單位、會議名稱、會議時間、地點、會期等，對會議的基本要素進行說明，引出下文。大致相當于一般專題方案中“指導方針”、“總體設想”部分。

3、主體。主體部分一般要寫明會議的宗旨、主題(內(nèi)容、議題)、規(guī)模(與會人員)、議程、日程、會議形式、會務機構的組織和分工、會議文書、會議經(jīng)費、保障措施、籌備情況等事項，相當于一般計劃中的“目標要求”、“措施方法”、“實施步驟”。一般分條列項寫出。

4、結尾。結尾語部分的寫作，要根據(jù)會議方案的性質(zhì)而定，屬下級機關請示上級機關的.可寫上類似請示報告結尾的用語。如“以上方案，當否，請批示”。

5、落款。一般寫明方案的制發(fā)文機關、簽署日期，并加蓋公章。

1、科學安排，考慮全面。會議方案是進行會議的依據(jù)，會前要把舉行會議的有關規(guī)定、各種程序、各方面可能遇到的情況都要考慮到、估計到，總攬全局、全面統(tǒng)籌。

2、明確要求，安排細致。大中型會議涉及人員多，頭緒繁，內(nèi)容雜，在設計會議籌備方案時應周密考慮，妥善安排有關事項。如對材料撰擬、分發(fā)、會標制掛、座位排列制作、安全保衛(wèi)、醫(yī)療服務等都作明確的安排。對會議銜接時間計算準確，周密計劃，精心安排。

3、留有余地.靈活機動。既要把任務、時間盡可能計算準確，同時，又要為相關活動留有彈性空間，防止安排太緊、太滿而造成被動。

4、層次分明.合理安排條款順序。寫作時合理安排各條款間的邏輯順序，既要條款分明，又要順序合理。