檔案管理論文
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檔案管理論文1
摘要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對于工程項目的開發(fā)建設(shè)，國家也給予了高度重視。新建、擴建和改建工程項目而留下了大量業(yè)內(nèi)資料，這便是工程項目的檔案。這種工程檔案對于工程全過程質(zhì)量的控制和項目的監(jiān)理都有著非常重要的意義和作用。由于管理的手段和理念的逐漸進步，檔案管理的工作也面臨著更高的挑戰(zhàn)和要求，當(dāng)前工程項目檔案管理的工作重點便是將檔案管理工作的模式向著信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。因此本文深刻分析了新時期檔案管理工作的意義以及發(fā)展趨向，并探索了檔案管理工作的新模式。
關(guān)鍵詞：工程項目;檔案管理;新模式;探索
一、引言
作為有著一定價值的信息資料，檔案其實既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識較為最終的載體。因為檔案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學(xué)合理地利用檔案資料可以很好地促進工程項目的順利開展、進行和結(jié)束。而面對著飛速發(fā)展的經(jīng)濟社會以及日益發(fā)達的計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理工作如何正確地利用這些先進的技術(shù)方式和管理手段，對促進工程項目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環(huán)境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對于提高工程項目檔案管理工作的效率、延長工程項目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。
二、探索工程項目檔案管理工作新模式的意義
作為一種非常重要的資料和信息數(shù)據(jù)，檔案有著較高的保存和利用價值，這也是其會采取單獨的各種方式進行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發(fā)展的今日，結(jié)合這些發(fā)展區(qū)探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時也有利于充分地發(fā)揮檔案信息資料的應(yīng)有價值。而且檔案管理的工作實質(zhì)其實是對工程項目內(nèi)部各種人員管理和工程施工等各方面信息進行一個合理科學(xué)的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發(fā)生什么問題和情況時也能夠更加快捷方便地調(diào)查問題的所在并及時解決，同時也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時防微杜漸。
三、新時期下檔案管理工作的發(fā)展趨向
隨著檔案管理的理念以及技術(shù)手段不斷的更新和發(fā)展，檔案管理的工作也有了發(fā)展的新趨向，其主要有著以下幾個方面的特點：第一，檔案資料信息高度的數(shù)字化。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計算機來進行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質(zhì)資料和電子媒介等多種方式來進行檔案的歸檔和保存儼然成了現(xiàn)下工程項目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數(shù)字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個重要內(nèi)容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時檔案資料信息也有了更高的利用價值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應(yīng)用。第三，檔案管理服務(wù)的方式多元化。隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，檔案管理的服務(wù)方式也在不斷增多，除了紙質(zhì)資料的閱覽只玩，檔案展覽和網(wǎng)上檢索查詢等服務(wù)方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價值，同時也進一步推動了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
四、探索工程項目檔案管理工作的新模式
1.建立新型檔案管理機構(gòu)。結(jié)合當(dāng)前環(huán)境之下檔案管理工作具有的特點去建立一個專業(yè)、完善和高效的檔案管理的機構(gòu)，對于提高工程項目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內(nèi)部進行檔案管理的部門應(yīng)當(dāng)積極進行交流并學(xué)習(xí)和借鑒先進、科學(xué)的技術(shù)方式和管理經(jīng)驗，以便完善工程單位檔案管理機構(gòu)內(nèi)部的組織。除此之外，也要針對性地對檔案管理的工作人員進行專業(yè)的強化培訓(xùn)和教育，督促工作人員認真學(xué)習(xí)我國檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)，從而提高檔案管理工作人員的意識，使其深刻認識到進行檔案管理工作所具有重要性，同時提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。以上這些措施對于促進工程項目檔案管理的工作科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已然在各個領(lǐng)域，包括管理領(lǐng)域都得到了較為廣泛的應(yīng)用和普及。所以，新時期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術(shù)進行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時也要構(gòu)建出一個有著數(shù)字化的錄入和系統(tǒng)化的加工的新型檔案管理系統(tǒng)。另外，也要構(gòu)建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當(dāng)然，因為工程項目的檔案資料也有著其自身的.信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統(tǒng)安全也是非常需要注意的方面，基于此，設(shè)置檔案資料的公開范圍和相應(yīng)查閱的權(quán)限，同時利用各種現(xiàn)代化的安全技術(shù)軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化模式。想要有效解決工程項目檔案管理工作里出現(xiàn)的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的模式就是當(dāng)務(wù)之急。只有結(jié)合當(dāng)前情況下的行業(yè)特點，分析總結(jié)出檔案管理方面的專業(yè)意見，并制定出具有可行性的、實際的、并且行之有效的工程項目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，才是保證檔案建立科學(xué)的、專業(yè)的和效率最大化的標(biāo)準(zhǔn)化模式的有效措施。除此之外，還需要對檔案管理工作的人員進行嚴格的要求，要求他們必須根據(jù)檔案管理的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范進行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和有序化的工作，同時也能夠提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠為檔案的管理工作打下堅實基礎(chǔ)。作為檔案管理工作中首要的環(huán)節(jié)，立卷歸檔同樣也是檔案管理實現(xiàn)高效化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作的一個關(guān)鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據(jù)檔案資料具體的時效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進行。而那些需要進行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應(yīng)程序還有處理的重點來展開立卷歸檔的整理，同時也要盡可能避免信息冗余和文件重復(fù)的情況發(fā)生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點對檔案資料的簡潔性、完整性和實用性進行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數(shù)字化模式。檔案管理工作的數(shù)字化模式指的是有網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)和檔案信息的綜合管理系統(tǒng)共同進行檔案管理，網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)由Web管理的子系統(tǒng)以及信息發(fā)布的子系統(tǒng)組成，而檔案信息的綜合管理系統(tǒng)則是由檔案信息管理的子系統(tǒng)、數(shù)字化處理的子系統(tǒng)、信息服務(wù)的子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理的子系統(tǒng)共同組成。總的來說，數(shù)字化模式以現(xiàn)代信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，并且將檔案信息當(dāng)作核心內(nèi)容，依靠便捷、高效、先進的開發(fā)模式來進行檔案管理。其對于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數(shù)據(jù)、減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)有著非常重要的作用。隨著物聯(lián)網(wǎng)和云計算技術(shù)在國家電網(wǎng)工作領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展，將為工程項目信息的采集、存儲開辟新途徑。不斷研發(fā)、實現(xiàn)新科技在建筑領(lǐng)域、生產(chǎn)領(lǐng)域拓展應(yīng)用后的項目工程信息轉(zhuǎn)換和管理，形成分別滿足工程項目規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)等專業(yè)應(yīng)用及社會不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導(dǎo)致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發(fā)生，為檔案信息化建設(shè)的深入開展提出了新課題。
五、結(jié)語
綜上所述，面對互聯(lián)網(wǎng)和計算機飛速發(fā)展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術(shù)也都發(fā)生了根本性的變化，所以工程項目檔案管理的工作也必然要根據(jù)新時期的特點來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學(xué)的檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時建立健全檔案管理的機構(gòu)。另外，也要對檔案管理的工作人員進行相應(yīng)的教育和培訓(xùn)以提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。只有對工程項目檔案管理的工作進行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現(xiàn)代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進其發(fā)展，同時為工程項目的順利開展和完成提供一份保障。
參考文獻：
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檔案管理論文2
引言
經(jīng)濟全球化的實現(xiàn)，科技的不斷發(fā)展，對于不同信息的需求已日益迫切，當(dāng)今檔案信息化的建設(shè)已被檔案界最為重視，成為近幾年重點探討課題，尤其是在人事的檔案信息化建設(shè)方面，為企業(yè)的發(fā)展以及走向國際化都提供了全面的信息保障。這些年來，各界都在重視對檔案進行信息化的管理，而信息化最主要的途徑是將信息資源進行關(guān)聯(lián)，這樣一來可以為企業(yè)的人力資源提供準(zhǔn)確的信息支持。電子文件憑借著其使用方便、保存完整等優(yōu)點逐漸取代了傳統(tǒng)的“實體檔案”的管理方式。人事檔案的管理可以說是整個人力資源對相關(guān)的人事信息進行整理和收藏的重點內(nèi)容，因此對于現(xiàn)在而言如何使人事檔案的管理快速成為信息化的管理，如何使其能更好、更快的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)成為現(xiàn)在最急于解決的問題。
1、新形勢下建設(shè)人事檔案管理信息化的必要性
1.1構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案的管理形式
強大的信息化時代要求人們努力從生活中去挖掘各種各樣的信息，這就需要我們?nèi)ソ鉀Q如何打造人事檔案管理信息化、建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理模式這類問題。為了能夠?qū)⒎敝氐墓ぷ髯優(yōu)殪`活機動的流程，我們必須跟隨信息化時代的節(jié)奏；為了能夠提高信息的收集處理能力，我們必須合理運用現(xiàn)代信息化技術(shù)；為了從源頭上讓人事檔案管理工作效率得到提高，我們必須實現(xiàn)人事檔案管理信息化。
1.2推動人事檔案信息的資源共享
信息化時代將各大領(lǐng)域聯(lián)系在了一起，讓不同的信息得以交叉匯總，整合成更為系統(tǒng)的信息庫，這就創(chuàng)造了信息資源的商機。也就是說，信息資源已逐漸成了現(xiàn)代化市場經(jīng)濟條件下的重要戰(zhàn)略資源。為了能夠?qū)崿F(xiàn)人才價值開發(fā)的最大化，我們必須開展人事檔案管理信息化建設(shè)，使得人事資源得到共享，為人事工作提供服務(wù)。同時也應(yīng)該運用科學(xué)管理對人事管理信息實施加密措施，保障人事信息資源的安全運用環(huán)境，推動人才的發(fā)展。
1.3開發(fā)人事檔案資源的運用價值
信息化時代的標(biāo)志——計算機的廣泛運用在人事檔案信息資源的管理方面發(fā)揮了巨大作用。這一新型的管理模式將會帶來人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，尤其會提升人事檔案信息的利用率。計算機的開發(fā)與運用推動了立體化、全面化、多層次人事檔案資源集成模式的構(gòu)建，充分發(fā)揮了人事檔案在人事工作中的服務(wù)功能。數(shù)字化的人事檔案查詢方式為人們隨時查閱人事檔案信息提供了便利，讓檔案的實用價值得到了充分的發(fā)揮。這種新型的管理模式完全可以滿足新時期對人事檔案工作的各種要求，適應(yīng)現(xiàn)代市場經(jīng)濟的發(fā)展，為社會現(xiàn)代化經(jīng)濟建設(shè)提供服務(wù)。
2、新時期人事檔案管理信息化建設(shè)路徑
2.1建立檔案管理制度
為了使檔案的管理符合企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)管理人員必須提高對檔案管理工作的重視，并制定相關(guān)的檔案管理制度。對于一個企業(yè)而言，若能夠妥善的利用企業(yè)的人事檔案信息化的內(nèi)部資料，對于企業(yè)的發(fā)展而言是至關(guān)重要的。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視信息化檔案管理的相關(guān)工作，不僅要加大這方面管理的資金投入，還要完善相關(guān)的管理設(shè)施，通過獎勵的制度來吸引管理人員努力工作，同時還要定時對管理人員進行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，從而保證管理人員可以科學(xué)的進行管理工作。此外，相關(guān)的部門還要進行制定相關(guān)的制度，在這個過程中一定要依據(jù)我國的相關(guān)法律規(guī)定來進行制定，同時還要考慮到企業(yè)本身的.情況，從而制定最為適合企業(yè)發(fā)展的管理制度。
2.2加大檔案信息化建設(shè)投入
企業(yè)有時候為了發(fā)展，需要和國際進行接軌，因此，對于企業(yè)的人力資源而言也是一樣的。為了使企業(yè)更好的發(fā)展，需要盡快完善人事檔案信息化的相關(guān)工作，加大對其的資金投入，使企業(yè)的相關(guān)管理配置能夠滿足管理的需要，建設(shè)本企業(yè)的檔案管理查詢、存儲和檢索模式。此外，還要盡量的保證檔案信息平臺與企業(yè)數(shù)據(jù)平臺是保持聯(lián)網(wǎng)的，減少甚至是完全取代紙質(zhì)檔案，使得檔案的管理不再出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的所帶來的問題，真正的實現(xiàn)電子化管理模式，使企業(yè)的人事檔案管理逐漸發(fā)展為企業(yè)的內(nèi)部財富。對于企業(yè)的人事檔案信息化的建設(shè)需要成立專門的管理部門對其進行管理，同時，還要嚴格要求管理人員，不僅要定期的進行技術(shù)培訓(xùn)，還要使他們具有責(zé)任意識，使檔案的管理工作可以真正得到落實，真正做到專業(yè)化、信息化的管理，實現(xiàn)信息資源之間的共享。
2.3強化信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護
在對認識檔案管理信息化建設(shè)做出進一步優(yōu)化過程中，應(yīng)充分重視起防護工作的有效落實。主要可以從以下幾點入手：一是，做好網(wǎng)絡(luò)的各項安檢工作，在共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上配備相應(yīng)的入侵監(jiān)測系統(tǒng)，以此來對進出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)流做出全面、技術(shù)的分析與統(tǒng)計，真正做到及時發(fā)現(xiàn)、解決各種安全隱患；二是，積極引進、落實更先進有效的安保措施，對具有密級的各種資料信息做出科學(xué)界定，并在查閱方面設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，只有通過密碼、身份確認，才能夠進行相關(guān)檔案信息的查閱，且要對重要數(shù)據(jù)庫信息及時做出備份；三是，應(yīng)科學(xué)安裝防火墻技術(shù)，不斷強化訪問控制，并針對信息化管理系統(tǒng)運行的具體情況，實施科學(xué)有效的管理、維護措施。
結(jié)束語
人事檔案管理的發(fā)展趨勢是實現(xiàn)人事檔案管理的信息數(shù)字化，這是一項耗時長、系統(tǒng)性且復(fù)雜程度很高的工作，需要檔案管理部門的工作人員的積極參與及單位各部門全體人員的積極配合。我們要對檔案管理部門在信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題給予高度重視，適時采取針對性的措施，推動人事檔案信息化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展。
參考文獻
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檔案管理論文3
【摘要】檔案管理的數(shù)字化是檔案管理工作適應(yīng)新形勢的一項重要工作。本文論述了數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用，指出信息通信技術(shù)的應(yīng)用非常重要，能夠為檔案管理及服務(wù)提供科學(xué)技術(shù)的良好支持，也為其提供了發(fā)展路徑。
關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；信息通信技術(shù)；應(yīng)用對策
數(shù)字化檔案管理主要是通過計算機系統(tǒng)而建立起有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案資源存儲信息庫，能夠克服傳統(tǒng)文本檔案管理的缺陷，發(fā)揮出提質(zhì)增效的作用。而信息通信技術(shù)在其中的應(yīng)用具有一定的技術(shù)優(yōu)勢，但是要讓檔案服務(wù)得到更實質(zhì)性的發(fā)展，還需要對信息通信技術(shù)的應(yīng)用進行優(yōu)化。
一、信息通信技術(shù)的基本概述
信息通信技術(shù)是信息技術(shù)和通信技術(shù)的有效融合，如今在許多領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，是企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級中或者產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的技術(shù)支持力量。而在檔案管理領(lǐng)域，信息通信技術(shù)依舊可以為其業(yè)務(wù)發(fā)展與社會服務(wù)提供優(yōu)良的技術(shù)路徑。隨著數(shù)字化時代的到來，檔案管理也實現(xiàn)了數(shù)字化的發(fā)展，使得傳統(tǒng)檔案實體朝向檔案信息進行轉(zhuǎn)型發(fā)展。而在這一檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進程中，傳統(tǒng)的手工檢索手段被計算機搜索技術(shù)所取代，提高了檔案信息查閱和調(diào)閱的便捷性。而這也離不開信息通信技術(shù)的重要作用，要求檔案管理部門加強計算機軟硬件的建設(shè)，并加大信息通信技術(shù)的推廣應(yīng)用，利于提高數(shù)字化檔案管理水平。
二、數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用
�。ㄒ唬┰趯嵺`中改進檔案管理信息通信技術(shù)。1.信息通信技術(shù)的優(yōu)勢與缺陷。在信息通信技術(shù)的支持下，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)得到了良好的應(yīng)用。且云計算技術(shù)的引入在極大程度上豐富了文檔管理模式，既有速度快和精準(zhǔn)度高的'優(yōu)勢，也具有查詢便捷和方式多樣的特點，已經(jīng)成為關(guān)鍵信息管理和溝通的重要工具。而在技術(shù)的飛速發(fā)展之下，檔案管理也越來越依賴于計算機網(wǎng)絡(luò)，一旦發(fā)生軟硬件故障，就容易帶來數(shù)據(jù)失真或者數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險。而且在處理文件時，若操作失誤，也會直接影響數(shù)據(jù)的真實性和有效性。2.信息通信技術(shù)的應(yīng)用對策。在這優(yōu)勢與缺陷并存的現(xiàn)狀下，檔案部門需要在實踐過程中對檔案管理方式進行改進，既充分發(fā)揮信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的顯著作用，又可以享受信息通信技術(shù)帶來的有效管理成果。因此，檔案部門需要降低檔案管理對計算機網(wǎng)絡(luò)相關(guān)設(shè)備的依賴性，不斷更新軟硬件，增強軟硬件的兼容性，減少甚至避免信息丟失或失真的問題。同時，針對數(shù)字化檔案的安全與保密漏洞，可設(shè)置使用限制，禁止文件被隨意修改。另外，還需要對數(shù)字化檔案信息實施定期更新與備份，加強身份驗證技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)的安全性，為數(shù)字化檔案管理提供安全保障。
�。ǘ┬畔⑼ㄐ偶夹g(shù)的功能優(yōu)化。信息技術(shù)和通信技術(shù)相融合的背景下，對數(shù)字化文檔的處理提出了非常高的要求。每份檔案文件都可以分為前端、中端與末端，其中前端主要是文件的形成，而中端包括文件的處理、鑒定、整理及其編目，而末端即是文件的永久保存或者到期銷毀。在這些數(shù)字化檔案管理的過程中，與信息技術(shù)和通信技術(shù)存在緊密的聯(lián)系。其中信息系統(tǒng)集成部署系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理實現(xiàn)了數(shù)字化檔案的無縫傳遞與信息共享，解決了信息不對稱的問題，也緩解了信息孤島現(xiàn)象。而這一系統(tǒng)可以支持不同部門或個人結(jié)合工作需求而進行便利的查詢與使用，若是數(shù)據(jù)比較龐大，可能會產(chǎn)生冗余問題，但是卻能夠減少員工文檔處理的工作壓力。在數(shù)字化檔案管理過程中，信息通信技術(shù)能力的改善一直受到重視，針對其關(guān)鍵基礎(chǔ)設(shè)施依舊和目標(biāo)存在差距的現(xiàn)狀，要求加大信息部門的建設(shè)力度，并提高檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理中的信息通信新技術(shù)的運用水平，構(gòu)建系統(tǒng)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺，推動OA系統(tǒng)、現(xiàn)代電子政務(wù)和電子商務(wù)等方面的建設(shè)與發(fā)展，這可以突顯信息通信技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)點，也可以在這個探索與前進的過程中實現(xiàn)信息通信技術(shù)功能的進一步優(yōu)化。
�。ㄈ┮孕畔⑼ㄐ磐扑图夹g(shù)提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)前人們信息交流與傳遞方式的嬗變促進了檔案信息服務(wù)技術(shù)水平的提升，而當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息溝通工具體現(xiàn)出集成化、開放化的特點，突破了時空與地理上的限制。要優(yōu)化其應(yīng)用效果，則需要有效整合信息通信技術(shù)資源。只是在實際情況下，網(wǎng)站服務(wù)平臺及其服務(wù)體系的更新周期并不短，導(dǎo)致其服務(wù)內(nèi)容主要體現(xiàn)在被動的信息咨詢反饋，甚至缺少主動的信息通信推送服務(wù)。因此，應(yīng)該要讓信息通信推送技術(shù)成為服務(wù)的主功能，探索網(wǎng)絡(luò)平臺及智能服務(wù)平臺的新生技術(shù)。另外，在信息公開的環(huán)境下，數(shù)字化檔案在線服務(wù)應(yīng)該注重從用戶需求出發(fā)，對當(dāng)前的檔案管理和服務(wù)理念進行更新，并且更新信息通信技術(shù)手段，積極踐行信息通信推送服務(wù)，同時推廣站點鏈接和網(wǎng)頁聚合等多方面的服務(wù)功能，在信息通信技術(shù)的推動力下，最大限度上實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的互聯(lián)共享與合理利用，實現(xiàn)提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量的目的。
三、結(jié)束語
綜上所述，在數(shù)字化檔案管理中，信息通信技術(shù)的應(yīng)用非常重要，能夠為檔案管理及服務(wù)提供科學(xué)技術(shù)的良好支持，也為其提供了發(fā)展路徑。使其在實際應(yīng)用中克服其中存在的不足，不斷推進數(shù)字化檔案管理的實質(zhì)化發(fā)展。
【參考文獻】
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檔案管理論文4
一、農(nóng)業(yè)科技檔案管理對策
（一）把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作融入科研工作中
把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作融入科研工作中，提高大家的歸檔意識。實行項目主持人（或項目首席專家）歸檔責(zé)任制，建立項目完成與檔案完卷一體化的“捆綁式”責(zé)任制，使項目（課題）責(zé)任人視建檔為自身業(yè)務(wù)的一部分，關(guān)注項目（課題）文件材料的齊全完整與系統(tǒng)化，從而保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。把文件材料的形成、積累和歸檔作為有關(guān)人員職責(zé)和工作任務(wù)目標(biāo)之一，用制度把它明確規(guī)定下來，檔案管理部門深入到各職能部門、課題組中去，了解工作情況，并為科技文件材料的形成、積累和歸檔創(chuàng)造方便條件，同時加強檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，保證科技文件材料的完整。
（二）加強制度建設(shè)，提升檔案管理水平
以建章立制為基礎(chǔ)，全面實行質(zhì)量和目標(biāo)管理，用制度來規(guī)范檔案管理，并督促落實到各職能部門及課題組、兼職檔案員，實現(xiàn)檔案管理的制度化，維護農(nóng)業(yè)科技檔案的完整與安全，有效保護和利用檔案，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。在制度建設(shè)方面，油料所除了建立相應(yīng)的規(guī)章制度外，還做到了把檔案工作納入全所工作發(fā)展的軌道，堅持了“四個掛鉤”，即檔案工作與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤、與單位及個人的年度工作任務(wù)掛鉤、與創(chuàng)建“文明處室”掛鉤、與評優(yōu)評先掛鉤，改變了過去僅依靠檔案人員“單兵作戰(zhàn)”的狀況，集全所工作的“合力”，促進了檔案工作的發(fā)展。
（三）建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)
建立自上而下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。油料所由分管所長領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，綜合檔案室隸屬信息中心領(lǐng)導(dǎo)，集中統(tǒng)一管理全所各種門類、不同載體的檔案，保持了專職檔案人員的穩(wěn)定。為了把檔案工作的各項任務(wù)落到實處，把檔案工作的目標(biāo)責(zé)任下達到基層，提高部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作責(zé)任感，所里要求各部門的主要負責(zé)同志分管本部門的檔案工作，并推薦具有一定思想素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力、對工作認真負責(zé)的兼職檔案員，兼職檔案員具體負責(zé)本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預(yù)立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導(dǎo)基層的業(yè)務(wù)工作。目前所里已建立了有37人組成的兼職檔案員隊伍，全所專兼職檔案員全部具有本科以上學(xué)歷，其中具有博士學(xué)位的有16人，占檔案員總數(shù)的43.2%，形成了完善的所級檔案綜合管理體系，實現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，為搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎(chǔ)。
（四）全面開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案
農(nóng)業(yè)科技檔案管理的最終目的`，是為了提供利用，即充分發(fā)揮科技檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，更好地為我國農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化服務(wù)，科技檔案利用的社會價值，就是直接為國家創(chuàng)造財富。科技檔案能否轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是做好檔案管理工作的重要內(nèi)容。通過改革和創(chuàng)新，向收集、加工、整理、傳播、研究和利用知識的知識服務(wù)行業(yè)發(fā)展，使農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作成為農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要支撐體系，要在實現(xiàn)資源整合的基礎(chǔ)上，面向農(nóng)業(yè)科技工作者提供參考咨詢、定題和專題信息服務(wù)、動態(tài)信息提供、個性化信息推送、借閱等服務(wù)。通過充分利用農(nóng)業(yè)科技檔案：一是提高科研項目的競爭力和獲準(zhǔn)率，保證科研項目的順利完成。如油料所科研人員在申報項目、獎勵、專利、項目驗收等方面充分利用檔案資料，對檔案資源的充分利用，給他們的科研工作帶來了豐厚回報。油料所已主持承擔(dān)國內(nèi)外各類科研項目1400多項，培育油料品種160個，主持獲各類科技成果獎勵145項，其中國家成果獎19項，高居國內(nèi)油料科研機構(gòu)之首。部分研究成果達到國際領(lǐng)先或先進水平。油料所先后引領(lǐng)和推動了我國油菜產(chǎn)業(yè)三次跨越發(fā)展，累計為社會創(chuàng)造效益1000億元以上。二是利用農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源，直接指導(dǎo)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，開展科技扶貧。科技檔案不被利用，扶貧工作就不會在短期內(nèi)打開局面，再好的科研成果也得不到社會的承認和支持。三是利用檔案信息資源，為成果管理服務(wù)，科技檔案在編寫參考資料方面，也是必不可少的。例如，油料所為了使更多的成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，上級要求對建所以來的科技成果進行全面清理。為此，搞成果管理的同志，調(diào)閱了建所以來的所有成果檔案，編寫了84項科技成果目錄表，并按授獎的類別進行了歸類整理，列成簡介表，將成果管理工作分為三階段，寫出油料所科研成果及成果管理總結(jié)報告。此項編研工作摸清“家底”，又為利用成果提供了方便。
二、結(jié)束語
綜上所述，為做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，大力促進農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力，切實發(fā)揮好其在我國農(nóng)業(yè)發(fā)展中的重要作用，就必須把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作融入科研工作中，加強制度建設(shè)，提升檔案管理水平，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，全面開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案。
檔案管理論文5
隨著世界經(jīng)濟建設(shè)事業(yè)全球一體化發(fā)展進程的不斷加快，以及我國經(jīng)濟社會建設(shè)事業(yè)各項目標(biāo)任務(wù)的順暢有序推進，我國社會生產(chǎn)生活實踐過程中涉及的多個具體行業(yè)，均獲取了順暢有序的發(fā)展。根據(jù)現(xiàn)有相關(guān)研究工作揭示的研究成果，企業(yè)組織內(nèi)部財務(wù)會計檔案管理工作的開展質(zhì)量，對企業(yè)實際獲取的生產(chǎn)經(jīng)營活動經(jīng)濟收益水平具備深刻的影響和制約作用，有鑒于此，本文將會圍繞財務(wù)會計檔案管理問題及對策展開簡要闡釋。
一、財務(wù)會計檔案管理工作概述
所謂的財務(wù)會計檔案管理工作，主要指的是我國國內(nèi)現(xiàn)有的部分企事業(yè)單位組織，機關(guān)部門，以及其他個體經(jīng)營性企業(yè)組織內(nèi)部的財務(wù)管理部門，針對本單位所從事的生產(chǎn)經(jīng)營活動所實施的，具備充分的統(tǒng)一性和規(guī)律性表現(xiàn)特征的數(shù)據(jù)文字材料記錄。通常情形下，財務(wù)會計檔案記錄不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)生產(chǎn)活動的具體實踐過程，創(chuàng)造和提供充分且科學(xué)的經(jīng)濟收益，同時也構(gòu)成了我國現(xiàn)代國家級檔案管理工作構(gòu)成體系中的重要組成部分，因而也在我國現(xiàn)代企業(yè)組織經(jīng)營發(fā)展工作的開展過程中，發(fā)揮著不容忽視的重要作用。
二、我國企業(yè)財務(wù)管理工作的現(xiàn)存問題分析
伴隨著我國現(xiàn)代企業(yè)基礎(chǔ)性生產(chǎn)經(jīng)營活動的快速有序發(fā)展，我國現(xiàn)代企業(yè)的財務(wù)檔案管理工作逐步進入了逐步發(fā)展完善的實踐階段，但是由于多種多樣的主客觀因素的共同影響，現(xiàn)階段我國企業(yè)財務(wù)檔案管理工作在具體開展過程中，依然存在著一系列的具體問題，給相關(guān)工作實際獲取的有效性造成了顯著的不良影響�，F(xiàn)階段，我國部分企業(yè)組織管理人員，尚未實現(xiàn)對企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作重要影響作用的充分認識，直接導(dǎo)致企業(yè)實際開展的財務(wù)會計檔案管理工作，無法為企業(yè)正常有序的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供支持條件，在中國特色社會主義市場經(jīng)濟體制不斷改革發(fā)展的歷史背景之下，我國企業(yè)實際面對的市場競爭趨勢也日趨激烈，直接導(dǎo)致我國現(xiàn)代企業(yè)管理工作人員，往往在具體開展企業(yè)經(jīng)營管理工作過程中，側(cè)重于關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)活動方案的制定和實施，以及企業(yè)經(jīng)濟收益水平的獲取狀態(tài)，因而未能對企業(yè)實際開展的財務(wù)會計檔案管理工作給予充分重視。與此同時，我國部分企業(yè)經(jīng)營管理人員，片面將企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作的意義，定位于單純性的財務(wù)管理數(shù)據(jù)核算和財務(wù)報表文件的編制保管等工作內(nèi)容，未能充分關(guān)注現(xiàn)有財務(wù)會計檔案承載信息內(nèi)容的真實性，導(dǎo)致我國企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的財務(wù)會計檔案管理工作人員，在具體開展財務(wù)會計檔案管理文本對象的收錄和整理工作過程中，未能實現(xiàn)對財務(wù)會計檔案管理文本資料內(nèi)部數(shù)據(jù)信息要素的真實性和科學(xué)性開展精確和嚴謹?shù)暮藢ぷ�，直接�?dǎo)致企業(yè)實際開展財務(wù)會計檔案管理工作，無法為企業(yè)實際開展的生產(chǎn)經(jīng)營活動創(chuàng)造和提供堅實的支持條件。與此同時，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在基礎(chǔ)性思想觀念認知層次，未能實現(xiàn)對財務(wù)會計檔案管理工作基本業(yè)務(wù)內(nèi)容，以及實踐性影響價值的充分關(guān)注，導(dǎo)致實際開展的財務(wù)會計檔案管理工作，無法順利獲取到最佳化的工作收益成果。與此同時，現(xiàn)階段我國企業(yè)尚未針對財務(wù)會計檔案管理工作，制定和實施具備科學(xué)性和系統(tǒng)性特征的管理制度，直接導(dǎo)致實際開展的財務(wù)會計檔案管理實踐工作，難以獲取到充分且可靠的監(jiān)督管理工作制度約束支持。在我國現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展工程中，企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理管理工作人員往往對企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)資金管理工作施加了充分的.關(guān)注傾向，尚未實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部財務(wù)會計檔案管理工作的充分重視，因而在企業(yè)財務(wù)會計檔案管理制度的制定和完善實踐工作領(lǐng)域存在一定程度的缺位性。
三、我國企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作的改良策略
想要切實提升我國企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作的開展水平，應(yīng)當(dāng)逐步提升對企業(yè)內(nèi)部財務(wù)檔案管理工作的重視力度，從思想觀念認知和具體工作實踐的雙重性角度，切實為我國現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作的具體開展，創(chuàng)造和提供堅實的支持條件。企業(yè)現(xiàn)有的管理人員和控制人員，要逐步轉(zhuǎn)變和改良以往對財務(wù)會計檔案管理工作的錯誤觀念認知，在重點關(guān)注企業(yè)內(nèi)部日�；a(chǎn)經(jīng)營活動的開展水平和經(jīng)濟收益獲取狀態(tài)基礎(chǔ)上，逐步提升對企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作基本內(nèi)涵，以及實踐影響價值的認知和重視力度，通過開展科學(xué)系統(tǒng)有效的企業(yè)內(nèi)部財務(wù)會計檔案管理工作，為企業(yè)市價開展的生產(chǎn)經(jīng)營活動，創(chuàng)造和提供堅實的支持條件。在此基礎(chǔ)上，還要結(jié)合我國企業(yè)在具體開展財務(wù)管理工作過程中面對的實際情況，逐步建構(gòu)形成具備充分科學(xué)性和系統(tǒng)性的財務(wù)會計檔案管理工作制度，要實現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部財務(wù)會計檔案管理工作的完整開展過程展開全面考量，重點關(guān)注我國企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作開展過程中所存在的具體問題，在針對性建構(gòu)和實施針對性的改良優(yōu)化策略基礎(chǔ)上，針對現(xiàn)有的管理制度構(gòu)成體系展開針對性的改良優(yōu)化。促進我國現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作的綜合性開展水平實現(xiàn)程度顯著的優(yōu)化提升。
結(jié)語
針對財務(wù)會計檔案管理問題及對策，本文具體選取財務(wù)會計檔案管理工作概述、我國企業(yè)財務(wù)管理工作的現(xiàn)存問題分析，以及我國企業(yè)財務(wù)會計檔案管理工作的改良策略三個具體方面展開了簡要分析，旨意為相關(guān)領(lǐng)域的研究人員提供經(jīng)驗借鑒。
檔案管理論文6
1人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析
提升人力資源檔案服務(wù)水平是人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重要途徑人力資源檔案管理的目標(biāo)是提供更好的人力資源檔案管理的服務(wù)。以前傳統(tǒng)的人力資源手工的管理模式是手工輸入人力資源的相關(guān)信息，在服務(wù)的效率和質(zhì)量上都不容樂觀，而且缺乏相應(yīng)的準(zhǔn)確性。隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應(yīng)用于人力資源檔案的管理中，真正提高了人力資源檔案的服務(wù)水平。信息化建設(shè)成為了提高人力資源檔案信息的重要方式，并且大大地提高了利用率。更好的使用信息數(shù)據(jù)庫能夠查閱人力資源檔案管理的相關(guān)信息，并且能夠直接形成所查閱的相關(guān)材料，大大降低了成本，提高了準(zhǔn)確性以及利用率，還實現(xiàn)了人力資源檔案管理的規(guī)范和有效的統(tǒng)一。
2人力資源檔案管理信息化建設(shè)的保障措施
2.1引進先進的信息化設(shè)備
人力資源檔案管理的信息化建設(shè)是應(yīng)用先進的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。而信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的載體就是信息化的設(shè)備。所以實現(xiàn)人力資源檔案管理的信息化水平，企業(yè)應(yīng)該添置先進的計算機，因為計算機的特質(zhì)是能夠高速有效地處理各種各樣的信息，能夠幫助辦公自動化的實現(xiàn)。其次要購買計算機網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備。購置的計算機應(yīng)該具有完善的硬件和軟件系統(tǒng)，這是人力資源檔案管理信息化的保障。所以擁有全套完備的信息設(shè)備是人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重要保障之一。
2.2完善組織領(lǐng)導(dǎo)體系隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展
企業(yè)應(yīng)該做到人力資源檔案管理的信息意識的提高。這要求企業(yè)具有完善的組織領(lǐng)導(dǎo)體系。首先，檔案法律是應(yīng)該成為檔案管理意識的重要守則。要實現(xiàn)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)必須建立在以法律為準(zhǔn)則的前提下。這樣在法律制度的約束下，無論是企業(yè)的管理者或者是企業(yè)的其他工作人員能真正地做到具有檔案管理的思想和意識并且能夠自發(fā)地重視檔案管理活動。而且所有的人員能夠自發(fā)地投入到人力資源檔案管理的信息化建設(shè)中去。其次，檔案思想和意識的成立是在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視之下進行的，所以領(lǐng)導(dǎo)能夠自發(fā)充分地意識到這個過程的重要性，能夠很自然地隨著信息技術(shù)的發(fā)展，成為時代進步的引領(lǐng)者。通過電話會議或者視頻會議，或者單獨的約見，亦或者是經(jīng)過現(xiàn)場的指導(dǎo)等各種方式，使自己起到帶頭模范的作用。引導(dǎo)手下的員工形成人力資源檔案管理意識，并能夠影響他們自發(fā)地了解信息技術(shù)時代的科學(xué)技術(shù)。
2.3加強強大的檔案管理隊伍建設(shè)人才，始終是現(xiàn)代企業(yè)競爭的'核心
那么人力資源信息化建設(shè)需要的信息管理人才更是人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重要保障之一。所以企業(yè)培養(yǎng)強大的檔案管理隊伍，具有十分重要的意義。首先，人力資源的檔案管理者應(yīng)該不斷的自我提升，無論是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上或者是信息技術(shù)上。隨著信息時代的到來，要求管理者應(yīng)該具有強大的計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能和信息管理能力。所以應(yīng)該定期地對人力資源檔案管理人員進行專業(yè)技術(shù)知識的培訓(xùn)和考核，提升他們信息技術(shù)掌握的能力。為了更好地完成人力資源檔案管理信息化，管理人員綜合素質(zhì)的提高是至關(guān)重要的。其次，人力資源的管理人員應(yīng)該擁有正確的工作態(tài)度。責(zé)任感和使命感是良好的工作態(tài)度的重要表現(xiàn)，應(yīng)該培養(yǎng)管理人員正確的思想和職業(yè)道德。能夠保證不向外部泄露本企業(yè)的人力資源檔案管理信息。具有良好的保守秘密的素質(zhì)。最后，應(yīng)該建立良好的獎勵體制，對于表現(xiàn)好的人力資源管理者能夠予以表揚，希望有榜樣的作用。提高工作人員的工作積極性和熱情。保證人力資源檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。
2.4維護人力資源管理系統(tǒng)信息化人力資源檔案管理的信息化建設(shè)基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化。所以搞好人力資源管理系統(tǒng)的信息化維護十分重要。它是保障信息化正常進行的措施。這要求網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理人員能夠保證網(wǎng)絡(luò)正常的進行和運行。因此，平時應(yīng)該加強網(wǎng)絡(luò)的檢修，隨時地發(fā)現(xiàn)問題并且及時地解決，保證網(wǎng)絡(luò)長期處于良好的狀態(tài)。除了平時的網(wǎng)絡(luò)檢修之外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理人員應(yīng)該具有完善的操作體系，避免不必要的錯誤的發(fā)生。同時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理者不能忽視平時出現(xiàn)的小問題。對每一個出現(xiàn)的問題，都能嚴肅對待。所以要想利用網(wǎng)絡(luò)保證人力資源管理順利工作，就要注意網(wǎng)絡(luò)安全，注意防范各種可能的侵害。
3結(jié)語
隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍。能夠很好地實現(xiàn)人力資源的檔案管理的信息化建設(shè)對于企業(yè)的生存和發(fā)展至關(guān)重要。所以將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)有效的應(yīng)用到人力資源檔案管理中是重要的舉措，是企業(yè)在現(xiàn)在激烈的市場競爭中實現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展的保障。
檔案管理論文7
摘 要：醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)療管理中的一個重要組成部分，但是新技術(shù)的不斷發(fā)展應(yīng)用給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也對醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量造成了影響。目前，醫(yī)院檔案管理中還存在著醫(yī)院檔案管理意識不高、醫(yī)院檔案管理制度缺乏、醫(yī)院檔案管理人才缺失以及醫(yī)院檔案管理方法落后等眾多問題。本文就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，并就信息化背景下如何加強醫(yī)院檔案管理進行探討。
關(guān)鍵詞：信息化背景 醫(yī)院 檔案管理
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化管理的應(yīng)用也日益廣泛，其中就包括醫(yī)院的檔案管理工作。但是目前很多醫(yī)院因為檔案管理意識不高、沿用傳統(tǒng)的服務(wù)理念和服務(wù)方式等原因，對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生了嚴重的制約。本文對目前醫(yī)院檔案管理工作中的不足和問題進行簡要分析，并就這些問題提出幾點應(yīng)對措施，希望能夠給促進醫(yī)院檔案管理發(fā)展提供幫助。
1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 醫(yī)院檔案管理意識不高
目前，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中存在的首要問題就是檔案管理的意識不高。首先，在醫(yī)院管理工作中醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層一般將工作重點放在醫(yī)療工作上，因為檔案管理工作無法直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，也就導(dǎo)致醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對信息化檔案管理的工作重視程度不夠，沒有認識到信息化檔案管理工作的重要性，從而也就會導(dǎo)致醫(yī)院無法將現(xiàn)有檔案資料的適應(yīng)價值進行充分使用[1]。除此之外，還表現(xiàn)在醫(yī)院檔案工作人員身上，很多醫(yī)院的檔案管理員一般都是兼職，沒有檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識，這些都不利于醫(yī)院信息化檔案管理工作的開展。
1.2 醫(yī)院檔案管理制度缺乏
制約著醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的另一原因就是目前醫(yī)院檔案管理制度不夠健全。大多數(shù)醫(yī)院一般只是制定了適合本醫(yī)院使用的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，很少涉及檔案管理的制度、職責(zé)，這也就會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理中缺乏相關(guān)的制度進行考核。很多醫(yī)院都沒有將檔案管理納入目標(biāo)管理考核方案中，不完善的`制度就會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作漏洞百出。例如，很多醫(yī)院因為沒有完善的檔案管理制度，使得借用檔案忘記歸還或故意不歸還的現(xiàn)象屢見不鮮，很容易會導(dǎo)致醫(yī)院的檔案丟失。
1.3 醫(yī)院檔案管理人才欠缺
檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著醫(yī)院檔案管理水平的高低。在醫(yī)院的檔案管理工作中，很多檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平、理論水平甚至是文化程度一般都相對較低，主要表現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理人員中專業(yè)出身的人員少、嚴重缺乏專業(yè)知識、知識結(jié)構(gòu)不合理以及現(xiàn)代檔案管理知識貧乏等，已經(jīng)無法滿意醫(yī)院和社會的發(fā)展要求[2]。另外，醫(yī)院檔案管理人員配備嚴重不足也嚴重制約著醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。
1.4 醫(yī)院檔案管理方法落后
目前，還有很多醫(yī)院的檔案管理還在沿用傳統(tǒng)的服務(wù)理念和服務(wù)方式，傳統(tǒng)的理念下進行檔案管理也就意味著還在采用傳統(tǒng)工作的作用方法，主要依靠人工來對檔案進行收集、分類、保存以及查找，這種管理方法的效率較低，并且很容易出現(xiàn)各種錯誤或者漏洞，對檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性無法保證。這種傳統(tǒng)的圖書管理的方法以及無法滿足信息化醫(yī)院檔案管理管理的要求。
2 信息化背景下醫(yī)院檔案管理的措施
2.1 提高醫(yī)院檔案管理信息化意識
信息化背景下加強醫(yī)院檔案管理工作首先就要提高醫(yī)院檔案管理信息化意識。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該對信息化背景下加強醫(yī)院檔案管理工作的重要性進行爭取認識，將加強醫(yī)院信息化檔案管理提高到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的高度上，對檔案信息建設(shè)的投資力度進行加大，對管理手段進行改進。對于檔案管理人員來說，首先要樹立正確的檔案信息服務(wù)理念，堅定不移的支持醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)[3]。
2.2 健全醫(yī)院檔案管理信息化制度
隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容也越來越復(fù)雜，因此建立健全醫(yī)院檔案信息化制度對加強醫(yī)院檔案管理具有十分重要的作用和意義。醫(yī)院檔案信息化制度應(yīng)該包括檔案收集、保管、開發(fā)以及利用等多個層面，并且還要明確檔案管理人員的職能、責(zé)任和義務(wù)，并且為檔案管理工作制定相應(yīng)的考核措施和獎懲制度。醫(yī)院檔案管理人員的考核措施和獎懲制度應(yīng)該改變僅重視物質(zhì)獎勵的激勵機制，引入人文精神體現(xiàn)以人為本的思想，通過這樣的措施來激發(fā)醫(yī)院檔案管理人員的工作主動性和積極性。
2.3 加強基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊伍的建設(shè)
信息化涉及到的技術(shù)問題有很多，例如計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)處理、信息發(fā)布和規(guī)范、信息安全等是一個特別復(fù)雜的系統(tǒng)工程，信息化背景下加強醫(yī)院檔案管理離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及專業(yè)的人才隊伍。醫(yī)院應(yīng)該加大資金以及醫(yī)院檔案信息化建設(shè)所必需的軟、硬件投入力度。除此之外，醫(yī)院還要加強醫(yī)院檔案管理信息化人才隊伍的建設(shè)，檔案管理人員不僅需要專業(yè)的檔案管理知識，還要具備較強的計算機信息化基礎(chǔ)知識。醫(yī)院可以加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)知識和技能水平;可以通過“請進來，送出去”的方式進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
檔案管理論文8
1資料與方法
1.1方法
1.1.1護理檔案的質(zhì)量管理：嚴格把關(guān)檢驗標(biāo)本分析�；颊呷朐褐委熀�，相關(guān)的檔案記錄隨之開始。此時應(yīng)建立針對性的品管圈管理方案，檢驗標(biāo)本分析就是重要的一關(guān)。檢驗人員在以往的工作中各司其職，不參與他人工作，互相獨立，導(dǎo)致部分問題無法發(fā)現(xiàn)。品管圈可將標(biāo)本檢驗工作劃分為一個“品管圈活動”，所有的檢驗人員和記錄人員都要參與進來，每一項工作都要得到科室主任、上層領(lǐng)導(dǎo)、檢驗負責(zé)人三方確認后才可以記錄在案，并且進行下一個步驟。對患者的病情、治療方案、應(yīng)用的醫(yī)療設(shè)備、藥物、各個階段的康復(fù)情況等信息，詳細記錄在案，雖然品管圈給予了工作人員較大的自主權(quán)、管理權(quán)，但最終錄入的時候，依然要得到相關(guān)醫(yī)生的肯定才能錄入，避免出現(xiàn)醫(yī)療事故時，無任何判定依據(jù)，影響醫(yī)患關(guān)系。
1.1.2護理檔案安全管理：護理檔案分為紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種，每種檔案都要及時做好備份，防止意外事故；護理檔案當(dāng)中的部分重要文件，需放置在安全性較高的地方，即便是以電子方式保存，依然要設(shè)立相應(yīng)的防火墻、防黑攻擊等程序，減少丟失的可能；護理檔案的安全管理，需設(shè)立專業(yè)人員定期審查，一方面要查找檔案空缺、及時填補，另一方面要排查安全隱患，制定相應(yīng)的策略。
1.1.3重點環(huán)節(jié)管理：要將護理檔案中的重點環(huán)節(jié)看做是一個整體，護理檔案之間的聯(lián)系比較緊密，單獨拿出某一個模塊進行管理，并沒有辦法得到最理想的效果。將所有的重點環(huán)節(jié)作為一個品管圈活動，可充分減少不必要的問題，并且促進各項工作的穩(wěn)步展開。重點環(huán)節(jié)的管理需拆分進行，將患者不良反應(yīng)檔案、醫(yī)療器械檔案等等，詳細的劃分為不同的品管圈活動，配備專業(yè)的工作人員，提高管理效率，保證管理質(zhì)量。綜上所述，運用品管圈進行護理檔案管理，一方面可有效的解決固有管理問題，另一方面還可以充分提升品管圈的各項功能。今后的工作重點在于，充分挖掘品管圈的各項優(yōu)勢以及隱藏功能，結(jié)合護理檔案管理的各項工作，促進醫(yī)療工作的全面發(fā)展。
1.2統(tǒng)計學(xué)處理
本研究將得到的數(shù)據(jù)，應(yīng)用SPSS13.0統(tǒng)計學(xué)軟件進行統(tǒng)計、分析，計量資料應(yīng)用t進行檢驗，計數(shù)資料用x2檢驗，以P＜0.05為差異具有統(tǒng)計學(xué)意義。
2結(jié)果
應(yīng)用品管圈進行護理檔案管理后，檔案錯亂事件大幅度降低，從之前的12次縮減到2次；檔案規(guī)整程度也有很大提升，從原來的65%提升到95%；工作人員數(shù)量有所下降，從原來的40人下降到20人。通過運用品管圈進行護理檔案管理，可有效提高護理檔案的管理效率，并且在客觀上對工作人員進行優(yōu)化配置，提高檔案的規(guī)程程度，為日后的醫(yī)療工作進步提供更大的幫助。
3討論
3.1運用品管圈進行護理檔案管理的優(yōu)勢。
3.1.1組織圈員自發(fā)參與活動：將品管圈運用到護理檔案管理時，每一位護士都可以看做是獨立的“圈員”，他們的工作在于，從客觀上與主觀上，提高自身的工作水平和工作態(tài)度，自發(fā)的參與到品管圈這個重要的“活動中”。比方說，某醫(yī)院護理檔案管理工作雖然長期穩(wěn)步進行，但由于醫(yī)院病患不斷增多，護理檔案堆積成山，在調(diào)取檔案時，常常需要花費很長的時間。此時可應(yīng)用品管圈進行管理，第一，根據(jù)護理檔案的類型、年份、重要程度予以分析，不同級別的護士派與不同的分類任務(wù)；其次，將護理檔案錄入相應(yīng)的電腦程序當(dāng)中，按照標(biāo)準(zhǔn)進行排序，老護士指導(dǎo)新護士，逐步提高工作效率；第三，部分重要檔案需要作出備份，防止丟失；第四，建立良性循環(huán)的工作模式，將護理檔案管理作為一個“品管圈活動”來展開，充分提高工作人員的積極性。組織圈員自發(fā)參與活動后，護理檔案管理會逐步告別之前的冗雜管理，變得更加有條理性。
3.1.2促使工作人員享有更高的自主權(quán)、參與權(quán)、管理權(quán)：品管圈在上世紀(jì)90年代被引入到醫(yī)院的管理領(lǐng)域當(dāng)中，當(dāng)時的管理方案并沒有現(xiàn)階段的先進，并且品管圈的應(yīng)用也不是很熟練。相對于過去而言，品管圈的應(yīng)用，可促使工作人員享有更高的自主權(quán)、參與權(quán)、管理權(quán)。第一，自主權(quán)。品管圈的每一位圈員都可以對自己的工作負責(zé)，他們的自主權(quán)較高，可以自主選擇工作方式和工作流程，而不是像過去那樣，不斷的請示上級。第二，參與權(quán)。品管圈執(zhí)行后，圈員的參與權(quán)大大增加，他們的互幫互助是建立在總體工作進步的基礎(chǔ)上，不會耽誤本職工作的正常進行。第三，管理權(quán)。管理權(quán)對圈員來說是非常重要的，護理檔案管理的`難點之一在于，護理檔案非常多，而且錄入量非常大，倘若遇到某些特殊的危重病人，需調(diào)取所有的相關(guān)資料，便于臨床分析。管理權(quán)的有效放松，促使工作人員高效率的管理，畢竟每個人的管理方法存在差異，但目的在于提高管理效率。
3.2對品管圈進行護理檔案管理的討論
相對而言，品管圈在護理檔案的管理工作中，可取得非常積極的成果。從表1的數(shù)據(jù)來看，護理檔案管理的不良事件減少，人員安排合理，為醫(yī)療機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)提供了較大的幫助。本研究認為在今后的管理工作中，應(yīng)從以下幾個方面努力：第一，加強質(zhì)量方面的管理工作，提高硬性指標(biāo)。護理檔案的質(zhì)量管理工作，一向是醫(yī)療機構(gòu)強調(diào)的重點，也是近幾年社會關(guān)注的焦點。護理檔案質(zhì)量不過關(guān)，不僅會影響患者的病歷記錄，同時會對治療手段、康復(fù)方案、預(yù)后估計造成較大的影響。因此，必須將品管圈的優(yōu)勢發(fā)揮出來，充分提高護理檔案的質(zhì)量。第二，加強安全管理工作。護理檔案作為醫(yī)療機構(gòu)的重要文件，存儲的位置、存儲方式、相關(guān)責(zé)任人的安排、定期審查方式，都對安全管理具有很大影響。綜上所述，運用品管圈進行護理檔案管理，對醫(yī)療機構(gòu)的發(fā)展以及醫(yī)療工作水平的進步，具有較大的積極意義。從客觀的角度來分析，品管圈的應(yīng)用并非偶然，而是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的一種必然產(chǎn)物。從主觀的角度來分析，隨著患者與疾病的增多，護理檔案管理會更加復(fù)雜，需要尋求一種簡單、快捷的管理辦法。相信在今后的工作中，品管圈與護理檔案管理會獲得更大進步，創(chuàng)造出更大的社會效益。
檔案管理論文9
摘要：當(dāng)今時代, 信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速, 人們越來越認識到信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對人們生活的重要性。單位為了提升檔案管理的質(zhì)量和效率, 更加重視將計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用到檔案管理工作中, 確保信息化數(shù)字檔案的安全性, 對保證單位的平穩(wěn)發(fā)展具有重要的意義�；诖�, 本文重點分析了檔案管理信息化的前提下, 加強數(shù)字檔案信息安全的意義, 研究了在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下, 檔案的信息安全問題和保護措施。
關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境; 數(shù)字檔案; 信息安全; 保護措施;
1 緒論
在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅速發(fā)展的基礎(chǔ)上, 單位檔案管理的信息化程度不斷提升。將信息化技術(shù)運用于檔案管理中形成數(shù)字檔案, 對單位檔案管理工作的促進作用是毋庸置疑的, 但是也為單位檔案的信息安全帶來了很大的隱患。對此, 應(yīng)該重視在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的基礎(chǔ)上, 確保數(shù)字檔案安全的措施。
2 數(shù)字檔案信息安全保護的重要性分析
在一個國家歷史發(fā)展的過程中, 會產(chǎn)生數(shù)量巨大的信息資料, 將具有價值的數(shù)據(jù)資料保存下來形成數(shù)字檔案, 對國家的長遠發(fā)展具有重要的意義。對于單位來說也是一樣, 數(shù)字檔案是單位發(fā)展過程中的重要見證。面對時代的快速發(fā)展, 信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用更加普及, 在此種情況下, 單位檔案管理工作也更加趨于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化, 這在大大提升檔案管理工作質(zhì)量和效率的前提下, 使得數(shù)字檔案的信息安全存在一定的隱患, 不利于單位的信息安全。因此, 在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下, 采取措施加強對數(shù)字檔案進行安全防護, 確保數(shù)字檔案信息的安全, 對單位的安全平穩(wěn)發(fā)展具有重要意義。
3 網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下數(shù)字檔案信息安全保護中存在的問題
3.1 缺乏完善的數(shù)字檔案管理機制
檔案信息化是依托于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而發(fā)展起來的, 與傳統(tǒng)的檔案管理方式有所不同, 因此, 傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能滿足目前的需求, 缺乏在數(shù)字檔案管理方面的制度, 不利于數(shù)字檔案的信息安全。首先, 由于缺乏完善的管理機制, 在對數(shù)字檔案進行信息安全管理時, 缺乏統(tǒng)一的手段或者程序, 這容易導(dǎo)致數(shù)字檔案受到惡意的破壞;其次, 缺乏完善的數(shù)字檔案管理體系, 還會造成無法明確數(shù)字檔案安全問題的責(zé)任方, 不利于檔案的安全。
3.2 缺乏數(shù)字檔案信息安全保護意識
眾所周知, 在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下, 信息安全是人們一直關(guān)注的一個重點問題。而檔案不但是單位在長期以來發(fā)展的記錄和見證, 也關(guān)系著企業(yè)未來的.發(fā)展?fàn)顩r, 檔案的安全性與企業(yè)的生存息息相關(guān)。目前, 在檔案信息化系統(tǒng)中, 存在較多因素, 對數(shù)字檔案的信息安全存在較大的威脅。而單位的很多檔案管理人員由于缺乏對數(shù)字檔案的信息安全保護意識, 認為只要把檔案錄入計算機中, 形成電子檔案, 就可以保證檔案的安全, 缺乏對數(shù)字檔案信息安全的正確認識。
3.3 數(shù)字檔案自身存在信息安全問題
對數(shù)字檔案的安全造成威脅的一個重要原因是, 數(shù)字檔案其自身就存在著一些安全隱患, 在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下, 在互聯(lián)網(wǎng)上的信息存在一定的安全問題, 由于數(shù)字檔案是依托于互聯(lián)網(wǎng)而產(chǎn)生的, 其信息安全也必然存在一定的隱患。另外, 在數(shù)字檔案信息形成的過程中, 很多信息能夠直接被計算機技術(shù)人員直接看見, 這也在不利于保證數(shù)字檔案的信息安全。
4 網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下數(shù)字檔案信息安全保護措施
4.1 提升數(shù)字檔案信息安全保護的水平
隨著計算機信息網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展, 信息網(wǎng)絡(luò)上存在著大量的信息, 為了保證單位數(shù)字檔案的安全性, 必須采取以下措施, 促使單位數(shù)字檔案安全防護水平的提升。
(1) 完善數(shù)字檔案信息安全防護制度規(guī)范, 針對單位的實際情況, 制定符合實際需要的數(shù)字檔案信息安全管理機制, 確保數(shù)字檔案的信息安全。
(2) 提升單位內(nèi)部檔案管理人員的信息安全意識, 促使檔案管理人員在進行日常檔案管理工作的過程中, 確保信息的安全性。
4.2 數(shù)字檔案信息安全保護對策探討
(1) 在形成時對數(shù)字檔案進行安全保護的措施分析。一般情況下, 數(shù)字檔案信息是通過數(shù)據(jù)信息錄入或者對紙質(zhì)版的資料進行掃描而形成的, 在這個過程中, 為了確保數(shù)字檔案的真實和完整, 必須通過某些措施, 保證數(shù)字檔案真實性和有效性。首先, 應(yīng)該通過利用數(shù)字水印技術(shù), 確保數(shù)字檔案的真實性;其次, 可以通過利用掃描PDF文檔或者多頁圖像技術(shù), 將完整的資料形成數(shù)字檔案, 保證數(shù)據(jù)資料的安全性。
(2) 在存儲時對數(shù)字檔案進行安全保護的措施分析。首先, 可以采用一般的方式, 例如運用光盤或者硬盤等, 對數(shù)字檔案進行備份, 并及時的進行維護保養(yǎng), 應(yīng)該建立合理的制度, 對數(shù)字檔案的信息載體做好定期復(fù)制, 以及維護工作;其次, 應(yīng)該根據(jù)實際情況, 對存儲數(shù)字檔案的載體進行定期的維護和保養(yǎng), 及時的進行數(shù)據(jù)的核對和檢查。
(3) 在利用時對數(shù)字檔案進行安全保護的措施分析。首先, 必須重視檔案信息系統(tǒng)的安全分級保護工作, 不斷提升數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)的等級;其次, 應(yīng)該通過加強對制度或者查閱的控制, 做好內(nèi)網(wǎng)中涉密數(shù)字檔案信息利用的安全保護工作。最后, 應(yīng)該通過運用各種安全軟件和技術(shù), 防止病毒和惡意攻擊影響數(shù)字檔案的信息安全。
5 結(jié)語
綜上所述, 在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下, 不僅應(yīng)該認識到計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展對檔案管理的促進作用, 還應(yīng)該看到網(wǎng)絡(luò)對數(shù)字檔案安全帶來的威脅, 對此, 必須采取適宜的措施, 確保數(shù)字檔案信息的安全。
參考文獻
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檔案管理論文10
一、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
1.建設(shè)重視程度不高
就當(dāng)前的情況分析，雖然大多數(shù)人已開始認識到廣播電視大學(xué)檔案管理是學(xué)校進行管理的重要環(huán)節(jié)，但是依然沒有得到學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，且其均沒有從思想上意識到信息化建設(shè)對檔案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于學(xué)校教學(xué)管理及經(jīng)濟效益上。加上許多的檔案工作者均不是專業(yè)人士，因此思想上對于檔案信息化建設(shè)的認知度還不夠，導(dǎo)致對檔案工作的細心不足，使得檔案的信息化建設(shè)無法有效開展。
2.建設(shè)資金投入力度缺乏
廣播電視大學(xué)的檔案信息化建設(shè)在起始階段需投入一定的資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，以形成信息化的管理環(huán)境，然而許多大學(xué)卻過分地強調(diào)科研建設(shè)等方面，且科研方面的經(jīng)費比重偏高。而在基礎(chǔ)設(shè)施方面均使用一些嚴重老化或瀕臨淘汰的設(shè)備，嚴重阻礙了現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的相互協(xié)調(diào)發(fā)展，進而使得廣播電視大學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)不能得到實質(zhì)性進展。
3.建設(shè)制度規(guī)范化不足
廣播電視大學(xué)的檔案大多來源于學(xué)校各個學(xué)院和管理部門，然而當(dāng)前各部門的檔案管理缺乏規(guī)范化，沒有一套完整且適用于信息化發(fā)展的采集、整理、儲存及借閱制度。此外，學(xué)校收集檔案的過程也缺乏系統(tǒng)性，沒有實現(xiàn)較高水平的現(xiàn)代數(shù)字化管理，因而無法對檔案信息資源進行更深層次的開發(fā)利用，導(dǎo)致最終嚴重影響學(xué)校檔案管理的成效。
4.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化薄弱
由于學(xué)校對檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度不夠端正，致使管理工作分散性和隨意性明顯，嚴重缺乏必要的統(tǒng)籌性和協(xié)調(diào)性，造成檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平下降，從而阻礙檔案管理信息化的建設(shè)步伐。此外，檔案管理信息化人員素質(zhì)的低下以及技術(shù)保障的缺乏，同樣是廣播電視大學(xué)管理信息化建設(shè)中需要解決的問題。
二、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的建議
1.積極轉(zhuǎn)變思想觀念
思想決定行為，廣播電視大學(xué)需正確認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極投身于檔案管理信息化建設(shè)中。一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)觀念，高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，將廣播電視大學(xué)的檔案管理工作與學(xué)校的科研、教學(xué)工作一同納入學(xué)校的未來建設(shè)發(fā)展規(guī)劃中，且應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要;另一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認真聽取相關(guān)工作人員對當(dāng)前的工作匯報，加大對信息化建設(shè)物力、人力的投入，并加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展需求的同時，為檔案管理者營造融洽的工作氛圍。而檔案管理者不僅需做好本職工作，而且還應(yīng)加大關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，可號召師生共同加入建設(shè)隊伍，并向其詳細講解檔案及相關(guān)法規(guī)，從而提高師生對檔案的認知度，使其充分意識到檔案的重要性［1］。
2.切實加大資金投入
對于檔案信息化建設(shè)，技術(shù)設(shè)備是最重要的基礎(chǔ)因素。首先，廣播電視大學(xué)需投入一定的資金以配備性能良好、質(zhì)量可靠的硬件設(shè)施，從而防止受到輻射、電磁干擾等影響;其次，還可設(shè)計開發(fā)或者采購?fù)ㄓ眯偷臋n案管理軟件，使辦公自動化的`系統(tǒng)與檔案信息化建設(shè)融會貫通;最后，廣播電視大學(xué)的檔案管理者還應(yīng)加強安全警惕，嚴格按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，采用防火墻、身份認證、數(shù)據(jù)備份等安全措施進行防護，時刻做好防范壞人攻擊的殺毒防毒工作，以確保計算機網(wǎng)絡(luò)的正常運行，從而維護檔案安全［2］。除此之外，學(xué)校還應(yīng)在硬件保護工作和數(shù)據(jù)備份的工作方面加大力度，以便發(fā)生故障時可第一時間進行處理與恢復(fù)工作。但是在資金的使用方面需科學(xué)規(guī)劃，學(xué)�？蓪⒖蒲�、教學(xué)等信息化建設(shè)與檔案信息化建設(shè)進行有機結(jié)合，形成一種集成綜合優(yōu)勢，使有限資金發(fā)揮更大效用，進而實現(xiàn)學(xué)校的全方面建設(shè)與檔案信息化建設(shè)共同進步與發(fā)展。
3.規(guī)范檔案管理制度
首先，學(xué)校需科學(xué)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)有據(jù)可循和有序發(fā)展;其次，有效構(gòu)建廣播大學(xué)檔案信息體系，使檔案更加完整有序，而且更方便進行查閱工作;最后是改變“輕利用，重保存”的傳統(tǒng)思想觀念，通過實施檔案管理信息化建設(shè)，將檔案信息服務(wù)不斷延伸至知識服務(wù)及實際的管理工作中。這不僅給學(xué)生和學(xué)校的教職員工提供檔案利用的服務(wù)，而且通過檔案信息化建設(shè)平臺為社會各個方面提供具有價值的檔案信息服務(wù)，使廣播電視大學(xué)的檔案信息管理可和社會的各個部門及各個方面間形成檔案信息資源共同分享的開放局面。
4.建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系
檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，學(xué)校應(yīng)全面推進標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的制定與執(zhí)行，加強相關(guān)的法制法規(guī)建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案信息可資源共享的目標(biāo)。就廣播電視大學(xué)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)而言，需從內(nèi)部協(xié)調(diào)與宏觀調(diào)控兩大方面著手。內(nèi)部協(xié)調(diào)針對的是廣播電視大學(xué)本身，對學(xué)校自身而言，檔案管理部門需積極配合并參與電子校務(wù)建設(shè)，且在整個建設(shè)過程中進行有效協(xié)調(diào)檔案管理信息化與電子校務(wù)間的關(guān)系，使其不沖突且可有效銜接，這不僅很大程度地減少了收集電子檔案信息的繁雜程序，而且可通過網(wǎng)絡(luò)共享這一有利平臺為學(xué)校其他部門提供高效服務(wù)。宏觀調(diào)控則是在現(xiàn)有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進一步完善檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，同時加強對各大院校的指導(dǎo)與監(jiān)督，從而確保其檔案管理信息化建設(shè)的有利進行。與此同時，檔案信息化的建設(shè)已越來越多采用光盤或磁盤將文件資料進行歸檔，傳統(tǒng)的分類方法、檔案整理及記錄標(biāo)準(zhǔn)均無法完全適應(yīng)，因此這就更加需要廣播電視大學(xué)根據(jù)新的標(biāo)準(zhǔn)制定出系統(tǒng)的規(guī)范化體系，并切實推動檔案管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
三、結(jié)語
綜上所述，信息化建設(shè)不僅是廣播電視大學(xué)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而且也為檔案管理工作提供了新的平臺。因此，廣播電視大學(xué)應(yīng)正確認識其自身在檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題，并采取積極有效的措施做好檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)工作，進而逐步加快廣播電視大學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)進程。
檔案管理論文11
以文件為單位組織室藏，是由少數(shù)單位檔案部門發(fā)起并已產(chǎn)生了一定 影響 的管理方式。對于這種管理方式，檔案界各說不一，筆者以此文參與對這個 問題 的討論。
一、以文件為單位組織室藏消除了傳統(tǒng)的檔案觀念 傳統(tǒng)的檔案觀念，案卷是基本單元。案卷是構(gòu)成全宗的基本單位，案卷特征揭示了卷內(nèi)文件某一共性。它是由卷內(nèi)若干文件、卷內(nèi)文件目錄和備考表組成，以卷（或盒、袋、冊）構(gòu)成保管單位。該保管單位還應(yīng)具有案卷標(biāo)題、案卷編號、案卷分類號、作者、時間、保管期限、卷內(nèi)文件份數(shù)等若干標(biāo)識，形成一個完整的案卷概念。 而以文件為單位組織室藏，則使?檔案"或"案卷"的基本特征不復(fù)存在。單份歸檔文件作為室藏的基本保管單位，首先使"檔案"這一概念發(fā)生了嬗變。檔案，是"機關(guān)或 企業(yè) 等分類保存的文件和材料。"①"是按一定 規(guī)律 集中保存而形成文件材料的組合…。相對的系統(tǒng)化、文件的有機體系才是檔案區(qū)別于文件的本質(zhì)屬性之一。"②這里給檔案所下的定義是：
�。睓n案是由若干份文件按照一定規(guī)律形成的組合體，是文件集合的概念。
�。矙n案與文件相互區(qū)別的`本質(zhì)屬性，是文件的系統(tǒng)化和有機聯(lián)系，而所謂的文件系統(tǒng)化和有機聯(lián)系，一般是指文件按類別特征、問題特征、職能特征等構(gòu)成的相互之間的關(guān)系。沒有這些特征和相互關(guān)系，只靠文號聯(lián)系，顯然就是缺乏文件形成規(guī)律的有機聯(lián)系，也就是從根本上抹煞了檔案與文件的本質(zhì)區(qū)另別。這樣，以單份文件為保管單位，則使"檔案"的概念蕩然無存。那么，檔案室、檔案管理、檔案管理人員、檔案全宗以及《檔案法》中所述一些基本術(shù)語的概念都失去了本質(zhì)上的意義。皮之不存，毛之焉附？
二、以文件為單位組織室藏不適用于 科技 、聲像等門類檔案管理 以單份文件組織室藏，從 目前 狀況 分析 ，僅僅適用于原來意義上的文書檔案。文書檔案中的單份文件，相對獨立性很強，或者說本來就是互相獨立的案卷單元。以其為基本單位組織室藏，只要考慮好如何過渡，如何檢索即可。而科技檔案則與此相反。某一工程項目、某一產(chǎn)品或某一臺設(shè)備的檔案，不管是僅有幾份科技文件或幾張圖紙，還是若干案卷，卷內(nèi)文件或圖紙的 自然 聯(lián)系是不容分割的。它的各種文件、圖紙，仿佛人的肌體，合則生命存在，失則生命喪失。 會計 檔案、人事檔案和聲像檔案都存在諸如此類的問題。會計憑證是由若干份憑證以旬或月為單位合訂，組成保管單位的。如果以單份憑證為單位保管，則會給管理和查找利用帶來不少的麻煩。人事檔案往往以某個人為單位組成案卷，如果將某一個人案卷中的各種材料打亂，單份保管，也是不合情理的。聲像檔案是由某一盤錄相帶或某一片磁盤組成自然保管單位的，其上面記述了若干份文件或若干項活動，也無法將它們硬性分開單獨保存。光盤檔案更是以數(shù)千乃至上萬份的文件組成一個自然保管單位，更是無法將其中的某一份文件分開管理。 如果在一個檔案全宗內(nèi)實行以單份文件為單位組織室藏，其它門類歸檔材料以案卷為單位組織室藏，必然給檔案的分類、編號、編目、統(tǒng)計、保管等項工作帶來明顯的差別，這種差別是否會給管理帶來諸多的不便呢？
三、以文件為單位組織室藏不適用于手工管理 歸檔文件的最初登錄形式，是發(fā)文簿或收文簿。根據(jù)手工管理檔案的經(jīng)驗，通過收發(fā)文簿查找歸檔文件，一般是萬不得已而為之的事情。這主要是由于這種檢索途徑幾乎是漫無邊際的查找。文件的六大特征，其中僅有文號這一線索?一般單位的各種收文由于采取按時間順序混編的 方法 ，此線索則無?。而按發(fā)文文號查找，只是在所查文件的文號準(zhǔn)確無誤的情況下才可以順利查到。如果不清楚所查文件的文號及準(zhǔn)確的發(fā)文日期?時間長了，多數(shù)檔案利用者難以提供出這一查找線索?，同時沒有其它檢索途徑或標(biāo)識加以配合，那么，只能從文件標(biāo)題中查找，這往往會將發(fā)文簿從頭翻到尾，其效率極低。在一個年收文數(shù)千份的機關(guān)，用此方法查找某一份收文，更如同大海撈針。由于收發(fā)文登記中摻雜了若干不歸檔文件，須有明確標(biāo)識才可以辨別歸檔和不歸檔文件。如果將歸檔文件加以逐份標(biāo)識，則增大了管理上的工作量。但是，手工檢索單份歸檔文件，確實需要重新編制一份歸檔文件目錄。對于身兼多職的基層檔案管理人員來說，手工編制數(shù)千份歸檔文件目錄，又是一件令人頭痛的煩事，而編制完畢的這份歸檔文件目錄，究竟能提供幾種檢索途徑，能否實現(xiàn)有效、快速的檢索，都是有待解決的問題。
檔案管理論文12
摘要：企業(yè)員工檔案是員工歷年來學(xué)習(xí)和工作活動的真實記錄，是員工身份信息不可或缺的重要組成部分，也是企業(yè)知人善用、選賢舉才的重要資料依據(jù)。水電廠多為國有企業(yè)，具備員工檔案接收資格，必須重視員工檔案管理工作。本文總結(jié)了我國水電廠企業(yè)員工檔案管理中普遍存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決對策，以供參考。
關(guān)鍵詞：水電廠；檔案管理；問題；對策
近年來，隨著人事制度的持續(xù)改革和深入，企業(yè)用工形式呈現(xiàn)多元化發(fā)展，企業(yè)員工人事檔案管理制度也在不斷改革和發(fā)展。企業(yè)員工的人事檔案是員工歷年來學(xué)習(xí)、工作等社會活動的真實、完整記錄，也是企業(yè)人事部門在招用、調(diào)配、考核、任用人才的重要依據(jù)材料，對于促進企業(yè)人才引進、培育和發(fā)展都有著非常重要的作用。為了便于企業(yè)員工人事檔案的存放和管理，我國在各地相繼建立了人才市場，但企業(yè)員工檔案管理工作依舊存在很大的問題，其中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象屢見不鮮，其員工檔案管理問題尤為突出。以我國水電廠為例，全國各地大中型水電廠不下百家，在職員工多大數(shù)百萬人，如此龐大的人事檔案管理工作給企業(yè)帶來不小的壓力，因此，加強企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。
一、水電廠企業(yè)員工檔案管理存在的問題分析
1.對員工檔案重要性缺乏足夠的認識
目前，我國水電廠企業(yè)員工檔案管理整體上觀念相對落后。由于員工檔案管理工作對于提高企業(yè)經(jīng)濟效益沒有明顯的聯(lián)系，使得一些單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作存在一些誤區(qū)，也就是造成了企業(yè)對于員工檔案管理工作的忽視。企業(yè)對員工檔案重要性缺乏足夠的認識，認為其不能給公司帶來直接的經(jīng)濟收益，投入再多也做不出明顯成績，對于檔案管理，保存得當(dāng)、不丟失缺損就好，也因此，在對于員工檔案管理上，其資金、人才等方面的投入相對欠缺，造成檔案存放和管理條件較差，管理人員投入力度不足，檔案管理場所、經(jīng)費以及人員投入得不到有效保障，檔案管理工作自然出現(xiàn)問題百出的情況。
2.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
我國水電廠企業(yè)員工檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊，給企業(yè)員工檔案管理工作帶來很大的影響。一方面，由于對檔案管理的重要性缺乏科學(xué)的認識，管理人員也就并不把檔案管理工作當(dāng)回事，并不積極主動，從而工作中屢見失誤，造成了一些員工檔案的丟失、破損等現(xiàn)象；另一方面，檔案管理人員整體學(xué)歷不高、老齡化現(xiàn)象嚴重，由于檔案管理人員工作相對單調(diào)乏味，其相關(guān)福利待遇也不高，具備專業(yè)管理素質(zhì)的年輕人員并不熱衷于企業(yè)人事檔案管理工作，因此，在職管理人員多為臨近退休、學(xué)歷不高的高齡工作人員；此外，檔案管理工作也需要管理人員具備專業(yè)的管理技能，然而，在我國水電廠企業(yè)中，除一些相對效益較高的.大型水電廠重視檔案管理人員的自身管理素質(zhì)之外，多數(shù)水電廠企業(yè)檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理能力，給檔案管理工作帶來很大的問題。
3.檔案管理缺乏科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)范
目前，我國的檔案管理機制相對欠缺，并未建立統(tǒng)一的檔案管理條例和準(zhǔn)則規(guī)范，同樣會給檔案管理帶來很大的影響。一方面，由于缺乏科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各水電廠對于員工檔案管理工作相對混亂，對于檔案編號、排序、接受、調(diào)離等業(yè)務(wù)程序缺乏科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)流程，使得在檔案管理過程中出現(xiàn)錯拿、錯改等各種問題；另一方面，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范限制，也使得企業(yè)員工檔案操作違規(guī)現(xiàn)象嚴重，企業(yè)員工檔案屬于機密資料，管理人員缺乏規(guī)范意識，也會造成檔案被私自打開、更改、帶離等現(xiàn)象出現(xiàn)。
4.檔案管理方式的落后
管理方式的落后也是目前我國水電廠企業(yè)員工檔案管理出現(xiàn)問題的一大因素。隨著計算機技術(shù)的不斷提高，檔案管理也逐漸向數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變。然而，目前我國水電廠企業(yè)員工檔案管理方式整體相對落后，其信息化管理方式的普及程度較低，遠遠跟不上時代發(fā)展的步伐。檔案的信息化管理離不開計算機硬件和軟件的支持，由于企業(yè)員工檔案信息量大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案繁冗及積聚量大等問題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統(tǒng)遲鈍、緩慢，甚至出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰；此外，企業(yè)員工檔案管理是一項較為繁瑣龐大的工作，而我國大多數(shù)企業(yè)檔案管理使用的軟件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前為止，企業(yè)員工檔案管理相關(guān)軟件的開發(fā)與應(yīng)用還比較落后。
二、提高水電廠企業(yè)員工檔案管理效率的有效對策
1.強化宣傳教育，提高企業(yè)對員工檔案管理的重視
企業(yè)只有認識到了員工檔案管理的重要性，才能有效提高檔案管理質(zhì)量。為此，一方面，要加強檔案管理工作的宣傳教育，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性和必要性的認識，促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)增加對檔案管理的資金和人力投入，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，改善檔案管理工作條件和人員配置，提高檔案管理工作效率；另一方面，通過教育和引導(dǎo)，提高檔案管理人員對工作的重視，增強檔案管理人員的責(zé)任感，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高做好檔案工作的積極性和自覺性。
2.加強人才培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的檔案管理人才
企業(yè)員工檔案管理工作并不是簡單的存放管理，需要管理人員既具備高度的工作責(zé)任感和扎實的檔案管理專業(yè)知識，尤其是對于科技發(fā)展迅速的今天，更要求管理人員具備運用先進管理方法和技術(shù)手段實現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的能力。為此，首先要提高檔案管理崗位的福利待遇，吸引年輕優(yōu)秀的檔案管理人才；其次要加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作，有針對性的舉辦檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)知識和管理技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)；此外，企業(yè)還應(yīng)定期組織檔案管理人員到先進單位學(xué)習(xí)交流，提升檔案管理經(jīng)驗和操作技能，促進檔案管理工作健康平穩(wěn)發(fā)展。
3.加強制度建設(shè)，建立科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
建立健全企業(yè)員工檔案管理制度有助于提高企業(yè)員工檔案管理效率。首先，要規(guī)范檔案管理工作流程，通過制定檔案工作相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理人員的日常操作流程；其次，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對員工檔案的分類、編目等執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一規(guī)范，做到檔案文件排列有序、保管期限準(zhǔn)確易查、案卷封面美觀統(tǒng)一，以方便檔案的保管和利用；再次，加強對檔案管理的法制規(guī)范，嚴厲禁止員工檔案被私自查閱、更改和帶離，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴懲不貸，保證員工檔案的信息安全。
4.轉(zhuǎn)變管理方式，提高檔案管理的信息化水平
企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理觀念和方式，運用現(xiàn)代企業(yè)管理方法，提高檔案管理的信息化水平。為此，企業(yè)應(yīng)在員工檔案管理中盡快普及電子文件歸檔以及檔案管理數(shù)字化，實現(xiàn)檔案存儲的信息化，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為提高檔案管理的快捷服務(wù)和工作效率，企業(yè)應(yīng)加快數(shù)字化檔案管理進程，實現(xiàn)數(shù)字化管理的完美應(yīng)用，不但加強檔案管理相關(guān)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的投入，強化檔案數(shù)字化管理中相關(guān)軟、硬件的研發(fā)工作，如內(nèi)部局域網(wǎng)的構(gòu)建、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)的建立、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及相關(guān)操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用、高性能服務(wù)器、大容量儲存設(shè)備等等，以實現(xiàn)數(shù)字化管理軟、硬件的及時更新與支持。
三、結(jié)束語
企業(yè)員工檔案管理對于企業(yè)人才建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展至關(guān)重要，管好、用好員工檔案是企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。水電廠企業(yè)具備接受員工檔案資質(zhì)，就必須對員工檔案安全管理負責(zé)，通過科學(xué)的方法和負責(zé)的態(tài)度，切實做好企業(yè)員工的檔案管理工作，提高企業(yè)員工檔案管理效率，確保企業(yè)員工檔案的信息安全。
參考文獻:
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檔案管理論文13
一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
高校檔案管理實行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)指通過各種規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的貫徹和實施,使檔案管理各項工作和技術(shù)具有科學(xué)、統(tǒng)一的工作依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn),以保障檔案管理各項工作能夠?qū)崿F(xiàn)有機組合,提高高校檔案管理工作質(zhì)量。在建設(shè)的過程中要克服當(dāng)前各高校檔案管理各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一散亂的管理局面,努力打破各高校在檔案信息化建設(shè)以及軟件開發(fā)等方面體系分散的狀態(tài)。
編派專業(yè)人員對高校檔案管理信息化建設(shè)展開全面的研究,以在全國范圍內(nèi)制定出統(tǒng)一的高校檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃,協(xié)調(diào)具體行動,統(tǒng)一工作思想,集中資金和人力進行全文、媒體以及文獻數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作。制定出統(tǒng)一的高校檔案管理相關(guān)技術(shù)、工作、設(shè)備規(guī)范,并以國內(nèi)、國際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)展趨勢為導(dǎo)向制定出高校檔案管理信息化的過程各高校應(yīng)共同恪守的各項準(zhǔn)則。如網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫及通訊標(biāo)準(zhǔn)、信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、文獻索引即著錄標(biāo)準(zhǔn)等。通過對各高校進行科學(xué)的協(xié)調(diào)和組織,使各高校在進行檔案管理工作時使用統(tǒng)一的管理軟件,進而實現(xiàn)高校標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)庫的建立,實現(xiàn)各高校之間檔案信息資源的共享、互通互聯(lián)以及保密安全。
二、檔案信息數(shù)字化建設(shè)
高校傳統(tǒng)檔案其載體一般都以紙質(zhì)為主,在實際管理工作過程中檔案管理工作者工作量較大,不僅查閱困難,檔案占用的空間也較大,致使高校檔案管理費用支出逐年升高,同時由于其材質(zhì)以紙質(zhì)為主因此在長期保管的過程中易出現(xiàn)檔案發(fā)脆、粘連、泛黃等現(xiàn)象使檔案質(zhì)量受到一定程度的損壞。而進行檔案信息數(shù)字化建設(shè)則可以很好的彌補傳統(tǒng)檔案的以上缺陷,使財力、物力、人力都得以極大的節(jié)約。數(shù)字化檔案是指以計算機數(shù)據(jù)庫形式對檔案信息進行存放和組織,并通過特定軟件對其進行排序和整理,通過軟件檢索功能則能夠快速的查找到相應(yīng)的檔案信息。數(shù)字檔案具有可復(fù)制性在存放上相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加安全和便于管理,并且通過網(wǎng)絡(luò)的傳播功能能夠更好的實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
三、網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)
高校在進行檔案管理信息化建設(shè)的同時也帶來了有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的一系列問題,需要我們在建設(shè)檔案管理信息化的過程中進行逐步的解決,在這其中檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題最為突出。一是要防止由檔案管理人員工作的.失誤、計算機病毒攻擊、設(shè)備出現(xiàn)故障等原因而引起的高校檔案信息遺失和損毀。二是高校檔案信息保密的問題,依據(jù)學(xué)校規(guī)定有些檔案的信息是要求保密的有些則是對外公開的,同時根據(jù)等級不同檔案保密信息又被分為絕密、機密、秘密,在管理的過程中需要采取與之相應(yīng)的措施對其進行保密。
因此,要想保障高校檔案管理信息化的安全有序建設(shè),首先就要根據(jù)高校的實際情況制定出嚴格合理的檔案信息化保密安全制度,不斷強化和培養(yǎng)檔案管理工作者信息安全防護保密的技能和意識;其次,高校應(yīng)采用較為成熟嚴密的檔案管理控制系統(tǒng),實行責(zé)任到人,引入先進有效的計算機網(wǎng)絡(luò)安全防范措施,并在檔案信息安全管理的過程中結(jié)合物理、邏輯等安全隔離防范措施對網(wǎng)絡(luò)“”、“病毒”等危險因素和行為進行及時的防范和應(yīng)對。
四、對檔案管理人員進行全面化培養(yǎng)
就高校檔案管理工作來說,人是所有工作的主體,工作人員職業(yè)素質(zhì)的高低將對高校檔案管理工作成效的好壞產(chǎn)生直接的影響。要想促使高校檔案管理信息化建設(shè)工作得以保質(zhì)保量的完成,就必須從職業(yè)素養(yǎng)、道德修養(yǎng)、職業(yè)技能等方面對高校檔案管理人員進行全面的提高。具體來說,首先高校要針對其人員管理特點在檔案管理的過程中建立科學(xué)、完善的員工培訓(xùn)管理制度,用以對高校在職檔案管理人員實行有計劃的培訓(xùn)和教育,在其原有檔案管理知識結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上進行更新,提升檔案管理業(yè)務(wù)整體水平,主要培訓(xùn)內(nèi)容包括:現(xiàn)代檔案管理、計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、檔案法等方面的知識。
其次,針對高校檔案管理的信息化建設(shè)要努力選調(diào)、引進專業(yè)的計算機應(yīng)用人才,并對其進行高校檔案管理業(yè)務(wù)相關(guān)知識培訓(xùn),使其能夠在最短的時間內(nèi)以最佳的狀態(tài)融入到高校檔案管理信息化建設(shè)工作中去。對檔案管理人員進行全面化培養(yǎng)使其成為能夠熟練掌握并運用先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理復(fù)合型人才,以更好的適應(yīng)高校檔案管理發(fā)展的實際需要,最終實現(xiàn)高校檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化。
檔案管理論文14
會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計人員去認真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟體制改革服務(wù)。
一、會計檔案的定義和內(nèi)容
會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
�。ㄒ唬⿻嫅{證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。
（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。
�。ㄈ┴攧�(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
�。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案管理中存在的問題
�。ㄒ唬⿻嫏n案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管;有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案;有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案;還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。
（二）會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全;有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。
三、會計檔案管理存在問題的解決措施
（一）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。由單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理的會計檔案，應(yīng)嚴格按照會計檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是單位，單位會計機構(gòu)將會計檔案整理規(guī)范，在會計機構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。
�。ǘ┮�(guī)范會計檔案立卷。 裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計備考表” 。
�。ㄈ┮�(guī)范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計檔案應(yīng)交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
�。ㄋ模┮�(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的.債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認真清點核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。
�。ㄎ澹┘訌姇嬋藛T崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
�。┩晟茣嫏n案管理的各項規(guī)章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)。實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份
（七）加大會計檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
參考文獻：
檔案管理論文15
引言
信息網(wǎng)絡(luò)化管理主要將電子計算機和現(xiàn)代數(shù)據(jù)化處理技術(shù)應(yīng)用與管理中，從而形成網(wǎng)絡(luò)化管理。信息網(wǎng)絡(luò)管理不僅能有效提高管理工作效率，同時，還能使數(shù)據(jù)保存更準(zhǔn)確、清楚，為后續(xù)數(shù)據(jù)查詢提供了極大的便利，正是因為這一優(yōu)勢，才使計算機信息網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)不斷推廣普及開來，但縱觀我國檔案管理工作，其信息網(wǎng)絡(luò)管理中還存在著許多問題，制約著我國檔案信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展。
一、我國信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理現(xiàn)狀分析
�。ㄒ唬┤狈ν晟频男畔⒒�、網(wǎng)絡(luò)化組織
在信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理中，需先將文字、圖片、表格、數(shù)字等檔案內(nèi)容錄入到計算機，使其轉(zhuǎn)換生成電子檔案后，方可在網(wǎng)絡(luò)上進行搜索、查詢，而由于我國檔案管理中大部分工作人員對計算機操作不熟練，早錄入檔案工作中出現(xiàn)許多的漏洞，嚴重影響檔案信息的準(zhǔn)確性。
�。ǘ┤狈ν晟频男畔踩芾�
為保證檔案信息的安全，防止外來系統(tǒng)對檔案信息系統(tǒng)進行攻擊和盜取，檔案管理人員必須不斷提升檔案管理安全保護措施，如：采取安全代理或防火墻等技術(shù)，保證檔案管理的安全性，但由于許多檔案管理內(nèi)部人員，缺乏檔案信息安全管理意識，導(dǎo)致檔案信息泄露，嚴重影響檔案信息的'安全性。
�。ㄈ┤狈I(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息管理人才
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理中也逐步建立起虛擬卡片目錄，用戶可在網(wǎng)上通過標(biāo)題、日期、主題等檢索，找到相應(yīng)的檔案，這一方面來說為用戶查詢提供了方便，可以使檔案信息充分發(fā)揮其作用；而另一方面來說，為檔案管理者帶來更多的挑戰(zhàn)，由于當(dāng)前我國大多數(shù)檔案管理人員專業(yè)知識和技術(shù)都不過硬，在檢索工具制作上面臨較大問題，導(dǎo)致檢索工具難以正常運行。
�。ㄋ模┚W(wǎng)絡(luò)信息準(zhǔn)確性不夠高
網(wǎng)絡(luò)管理屬于一個虛擬平臺，在網(wǎng)絡(luò)中，由于數(shù)據(jù)容易被篡改、復(fù)制，用戶只能看到檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，但其真實性并不能得到有效保證，不少用戶可能獲得偏差數(shù)據(jù)，給用戶帶來了許多的不便。
二、我國信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理改革措施
�。ㄒ唬┘訌姍n案信息化管理意識
檔案管理部門管理者應(yīng)多重注檔案信息化管理宣傳，向檔案管理員工大力宣傳信息化管理的優(yōu)越性，使檔案管理人員充分認識到檔案管理的重要性，并積極參與相關(guān)的管理培訓(xùn)中，不斷提升自身信息技術(shù)操作能力，從而實現(xiàn)檔案信息化管理的最終目的。
�。ǘ┨嵘龣n案管理人員信息管理管理水平
信息技術(shù)是當(dāng)今科技發(fā)展的產(chǎn)物，同時，也是時代變遷的重要標(biāo)志，因此，檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展需求，與時俱進，不斷提升自身信息化管理技術(shù)。首先，檔案管理人員應(yīng)多學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識，詳細了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展歷史及相關(guān)知識，不斷加強自身計算機操作能力，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)管理技能之知識。其次，由于許多管理平臺多采取英文顯示，因此，檔案管理人員應(yīng)不斷提升自身英語水平，全面了解平臺中的信息內(nèi)容，將獲得的信息進行整理、歸納、存檔。最后，檔案管理人員應(yīng)全面提升自身管理系統(tǒng)開發(fā)能力，不斷對管理系統(tǒng)進行更新，從而為用戶提供一個簡潔明朗的信息查詢平臺。
（三）不斷更新管理設(shè)備
檔案信息化管理與計算機、照相機、刻錄機、路由器、復(fù)印機、操作系統(tǒng)等設(shè)備緊密掛鉤，而要想提高檔案信息管理水平就必須對信息管理設(shè)備定期進行檢查和更新，盡量采取先進的技術(shù)設(shè)備，從而使信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中得到最大限度的發(fā)揮。
�。ㄋ模┘訌姍n案信息系統(tǒng)后期維護
檔案管理部門應(yīng)打破以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，樹立正確的檔案管理觀念，不斷加強自身職業(yè)責(zé)任感和道德觀念，在檔案管理系統(tǒng)開發(fā)中，盡量選擇有經(jīng)驗的信息系統(tǒng)開發(fā)人員進行項目研發(fā)，而當(dāng)檔案管理系統(tǒng)投入使用后，檔案管理人員應(yīng)對其系統(tǒng)隨時進行查看，并對其中的安全隱患進行及時解決，以保證信息的準(zhǔn)確性。
三、結(jié)束語
隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)發(fā)展日漸加快，各行各業(yè)競爭也日漸激烈，為了能在激烈的競爭環(huán)境中獲得競爭優(yōu)勢，檔案管理部門應(yīng)充分認識到信息化建設(shè)的重要性，不斷加強檔案信息化管理工作，充分運用現(xiàn)代化先進管理技術(shù)，使檔案管理工作跟上時代潮流，在未來謀得更好發(fā)展前景。
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