高校檔案管理信息化初探管理論文

　　摘要：隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術在檔案管理中的應用日趨廣泛，高校檔案工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇。高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢。當前高校檔案管理信息化建設中仍存在諸如基礎設施配備不到位、檔案信息化專業(yè)人才嚴重缺乏等問題，需要采取相應的對策。

　　關鍵詞：高校檔案；信息化；問題；對策

　　高校檔案管理信息化是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎和重要組成部分。隨著計算機和信息技術的發(fā)展和廣泛應用，高校檔案管理信息化的時機也日趨成熟。但是，當前高校檔案管理信息化建設過程中仍存在諸多問題，需要及早采取相應對策加以解決。

　　1高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢

　　1）檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化是時代發(fā)展的要求。實踐表明，數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時間、空間的限制，在任何地點、時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，就可以進入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率。

　　2）高校檔案信息化是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。高校檔案部門為了提高工作效率，節(jié)省人力物力，普遍使用計算機管理檔案，這樣就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，并通過光盤、磁盤存儲，不再是紙質(zhì)載體儲存，這樣一個高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信息，通過數(shù)字化的手段，存儲在電腦里，任何個人和機構(gòu)都能很方便地進行查閱。高校檔案信息化、網(wǎng)絡化管理是高校檔案工作發(fā)展的必由之路，是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。

　　2當前高校檔案管理信息化建設中存在的主要問題

　　1）基礎設施配備不到位。信息化建設所需的硬件設備和專業(yè)軟件是檔案管理信息化建設的前提與基礎。不具備應有的條件，只能是紙上談兵。高校檔案機構(gòu)沒有生產(chǎn)和接受電子文件的工具和網(wǎng)絡，也就根本無法實現(xiàn)檔案管理的信息化。硬件設備主要是計算機、掃描儀交換機、網(wǎng)路設備，軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關軟件和程序等。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國多數(shù)高校檔案館不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設備，而且也缺乏相應的配套的軟件。很多高校檔案管理人員對檔案信息化存在誤區(qū)，認為僅僅是擺設幾臺電腦就算是具備了基本條件，認為這樣就可以算是信息化了。

　　2）館藏檔案信息數(shù)字化步伐進展緩慢。把館藏的紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字化的檔案是當前所有高校檔案信息化建設的一項基礎工作。大家知道，對日常教學、科研和行政管理工作中直接生成的電子文件全文數(shù)據(jù)庫的接收和管理比較容易，但是如果把高校幾十年形成的全部的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，使其成為光盤、磁盤存儲的信息，建立起一套檔案全文數(shù)據(jù)庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物力。目前，各個高校在這方面工作進展緩慢，投入不夠。

　　3）檔案管理信息化系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的標準。要實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信息化的標準，這個標準不是單一某個方面的，而是一個標準體系，既要有高校檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)設計和管理軟件的應用標準，也要有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標準，還要有電子文件的接收、管理標準，此外，高校檔案數(shù)據(jù)庫與地方檔案館數(shù)據(jù)資源庫互聯(lián)的工作標準等也需要統(tǒng)一。目前，國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各高校檔案館各自為政，檔案管理信息化發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況如果長期持續(xù)下去，勢必給檔案網(wǎng)絡化建設和資源共享造成隱患，嚴重阻礙檔案管理信息化的進程。

　　4）嚴重缺乏檔案信息化專業(yè)人才。當前，各高校檔案管理人員中普遍缺乏檔案專業(yè)和信息技術專業(yè)的人才。就目前各個高校檔案人員的實際情況來看，真正的全日制專科或本科學校檔案專業(yè)和信息技術專業(yè)畢業(yè)的人很少，既熟悉檔案業(yè)務，又精通現(xiàn)代信息技術的人員更是鳳毛麟角�，F(xiàn)在的檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作，要么是兼職做檔案管理工作，導致高校檔案人員普遍缺乏非常系統(tǒng)的檔案和信息技術專業(yè)理論知識和基本技能。檔案管理人員隊伍中專業(yè)人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因素之一。

　　3高校檔案管理信息化的對策當前加快高校檔案信息化建設，應主要做好以下幾個方面的工作：

　　1）強化對高校檔案管理信息化重要性的認識。領導要帶頭學習有關檔案管理的法律法規(guī)，學習上級檔案管理部門對檔案管理信息化的文件要求，組織全體檔案管理人員開展檔案管理信息化大討論，結(jié)合工作實際，進行專題研究，理清發(fā)展思路，不斷提高檔案管理人員對檔案管理信息化工作重要性的認識。

　　2）加強硬件和數(shù)據(jù)庫建設。檔案信息化首先要從相關硬件和數(shù)據(jù)庫建設做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基礎和前提。高校檔案館為了早日實現(xiàn)管理信息化，首先要加強相關硬件建設，從實際出發(fā)，在充分利用現(xiàn)有設備的基礎上，適當購置適合的先進設備。購置時要充分發(fā)揮專家的作用，聽取專家的意見。既保證設備的先進性，又避免不必要的浪費。

　　3）充分利用網(wǎng)絡技術，建立檔案管理信息化運行機制。

　　毋庸置疑，檔案的真正價值在于利用，檔案信息化管理的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供條件。我們要努力實現(xiàn)檔案資料以及檔案信息收集整理、查詢和檢索自動化。當今世界是知識爆炸的時代，網(wǎng)路技術發(fā)展很快，檔案管理工作應充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡技術，不斷提高檔案管理信息化水平，使高校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作。檔案管理人員在日常工作中應注意加強與各單位的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關單位和部門宣傳檔案信息化的知識，鼓勵各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式、程序和要求上報有關檔案資料，以加強電子檔案的管理和建設。高校檔案館的工作不是獨立的，檔案信息化的實現(xiàn)依賴于方方面面的配合，教學、科研、行政管理、組織、宣傳等各項工作形成的資料，要及時以數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收以及儲存。這些工作的順利開展，需要建立一個有效的檔案管理信息化運行機制。主要領導牽頭，相關部門緊密配合，才能把這項工作做好。

　　4）加快檔案管理信息化專業(yè)人才的引進、培養(yǎng)，加強在職檔案管理人員的業(yè)務培訓。人是第一生產(chǎn)力，是實現(xiàn)檔案管理信息化的決定性因素。高校檔案管理人員的知識水平、業(yè)務能力和政治素質(zhì)決定著檔案管理信息化的水平。高校檔案管理信息化建設需要一批事業(yè)心強、具備相關知識、精通業(yè)務的復合型人才。解決人才奇缺的途徑主要有兩個：一是通過人事部門從外部引進；二是通過在職學習、脫產(chǎn)培訓和外出進修等各種方式由高校自己培養(yǎng)。各高校可結(jié)合自己的實際情況，制定相應的政策，通過多種手段，發(fā)揮經(jīng)濟杠桿的作用，充分調(diào)動檔案管理人員的工作和學習的積極性、主動性，使他們的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務能力盡快適應高校檔案管理信息化的需要。同時，也要注重檔案管理人員政治素質(zhì)的培養(yǎng)。

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